Izračunajte troškove klasičnog baratanja dokumentacijom te uštede uvođenjem DMS
sustava
Scamax
skeneri
Hibridni i nadogradivi skeneri za najzahtjevnije primjene
|
|
Analize slučajeva
Analiza slučaja Vaba
O tvrtci
Vaba banka Varaždin vodeća je banka u svojoj regiji, te prema istraživanjima jedan od najprepoznatljivijih bankarskih brandova u Hrvatskoj. Banka trenutno posluje kroz četiri financijska centra te 12 poslovnica (Varaždinska, Međimurska, Istarska, Brodsko-posavska, Sisačko-moslavačka i Grad Zagreb).
Problem
• Poslovni procesi nisu se odvijali optimalno te se nisu postojali objektivni kriteriji za mjerenje njihove učinkovitosti.
• Praćenje projekata u banci je bilo otežano zbog raštrkanosti projektne dokumentacije i neodgovarajuće dokumentiranosti tijeka projekata .
• Bez odgovarajuće IT podrške bilo je nemoguće u potpunosti kontrolirati pristup povjerljivim informacijama banke.
• Eksterna i interna revizija tražile su trag i obrazloženje za svaki pojedini postupak, što je bilo veoma teško dati na uvid s obzirom na nemogućnost praćenja i dokumentiranja svih događaja. Sistemski logovi pružali su samo informacije o posljedicama ali ne i obrazloženja.
• Compliance ili usklađenost podrazumijeva pridržavanje zakonskih odredbi, čije kršenje može uzrokovati različite sankcije, te pridržavanje internih procedura i propisa koje se odnose na te zakonske odredbe. Bez odgovarajuće podrške poslovnim procesima, nije bilo moguće osigurati pridržavanje određenih procedura i pratiti izvršavanje.
• Barijere lokacije, odjela i hijerarhije otežavale su odvijanje procesa – vremenski dugo, više nepotrebnih postupaka te naposljetku teža suradnja.
Rješenje
Implementacijom procesa IT odjela Vaba banke u InDMS sustav omogućeni su praćenje i regulacija ključnih procesa budući da su procesi u potpunosti dokumentirani i standardizirani. Za određene procese / aktivnosti u procesima određuje se maksimalno vremensko trajanje te se šalje obavijest odgovornim osobama ako se definirano vrijeme prekorači. Takav pristup omogućava povećanje efikasnosti kao i praćenje performansi procesa uz dostupne kvantificirane pokazatelje, čime se otvaraju mogućnosti za promjene tj. optimiziranje tijeka procesa.
InDMS omogućio je i praćenje projekata budući da je sva projektna dokumentacija pohranjena na jednom mjestu, klasificirana i sistematizirana te samim time dostupna svim sudionicima projekta te lako pretraživa. Zahvaljujući sljedivosti dokumenata, zainteresiranim stranama je lako pratiti tijek projekta.
S obzirom na karakter informacija sadržanih u dokumentima banke tj. njihovu visoku povjerljivost, informacijski sustav je dužan pružiti najvišu moguću razinu sigurnosti. InDMS osigurao je veoma precizno dodjeljivanje prava pristupa pojedinim dokumentima (kao i oduzimanje prava), pri čemu se prava dodjeljuju za radno mjesto, tako da se promjenom radnog mjesta u organizaciji korisniku u potpunosti mijenjaju i prava pristupa dokumentaciji. Time se osigurava da svaki korisnik ima pristup samo za njegovo radno mjesto neophodnim informacijama ( ali ne manje od toga).
InDMs omogućava sljedivost dokumenta – gdje je bio, kad, kod koga i što je s njime rađeno.Također pokazuje koji dokument je inicijator procesa, koji dokumenti nastaju u procesu i koji dokumenti izlaze iz procesa. Budući da se svaki događaj u sustavu bilježi, zapisi o svim radnjama i pojedinostima lako su dostupni u sustavu te značajno olakšavaju uvid i procjenu internoj i eksternoj reviziji.
Automatizacijom procesa putem radnog tijeka u InDMS sustavu točno su definirane procedure kojih se zaposlenici moraju pridržavati, tako da se procesi odvijaju na unaprijed utvrđen i optimalan način, te potpuno usklađeno s regulativama i dobrom praksom. Čak i za sporedne procese u banci koji se prije uvođenja sustava za upravljanje dokumentacijom nisu pratili, utvrđen je standardni način odvijanja.
Transparentnost i upravljivost procesa u slučaju Vaba banke omogućili su da sa trenutnih 180 aktivnih korisnika, InDMS u Vaba banci nije samo podrška poslovnim procesima – riječima administratora sustava u banci „on ih redefinira i transformira“.
Analiza slučaja Varaždinska Županija
O Županiji
Varaždinska županija je najstarija županija u Hrvatskoj. Sastoji se od šest gradova i 22 općine, a administrativna tijela pružaju usluge za više od 180.000 ljudi. Kao i većina državnih jedinica te veličine, tako je i Županija primorana imati posla s velikim količinama informacija i zahtjeva građana.
Problem
Velika količina različitih dokumenata otežavala je prikupljanje, pretraživanje, obradu, pohranu i distribuiranje, uzrokovala gubitak vremena i informacija te dodatne troškove uredskog materijala. Općenito, javna uprava često je prozivana zbog sporosti, tromosti i netransparentnosti, pogotovo u pogledu odnosa prema zahtjevima građana. , Varaždinska županija započela je projekt modernizacije pod nazivom „Moderna javna uprava“ još 2001. godine. Cilj projekta bila je primjena informacijsko-komunikacijskih i internetskih tehnologija u svrhu podizanja kvalitete rada Županije. Sustav za upravljanje dokumentacijom InGDMS izrađen je na temelju izvedbenog projekta „Sustav za upravljanje dokumentacijom Varaždinske županije“ župana Zvonimira Sabatija i profesora Nevena Vrčeka s Fakulteta organizacije i informatike.
Rješenje
InGDMS rješenje bazirano na Microsoftovoj tehnologiji razvijeno je posebno za potrebe tijela javnog sektora. Naime, InGDMS (u potpunosti usklađen s Uredbom o uredskom poslovanju) osigurava brže, ažurnije i transparentnije vođenje cjelokupnog uredskog poslovanja Županije te je potpuno prilagođen njnim potrebama. Svaki dokument i predmet u sustavu pohranjen je na takav način da se može vrlo lako i brzo pronaći. Svaka informacija potrebna referentima u radu s građanima točna je i dostupna je odmah, što rezultira bržom i boljom uslugom. Također, projektiranjem posebnog Web sučelja građanima je omogućena i dostupnost dokumenata, a putem interneta mogu provjeriti i u kojoj je fazi te kod kojeg referenta njihov predmet. Svi dokumenti koji su pristigli u papirnatom obliku, skeniraju se i distribuiraju kroz sustav u digitalnom obliku (kroz sustav poruka ili kroz automatizirani workflow), što eliminira potrebu za ručnom dostavom i višestrukim kopiranjem, te osigurava da interni procesi teku mnogo glađe i efikasnije, bez gubitaka dokumentacije i bez zastoja. Pokraj očekivanih funkcija upravljanja dokumentacijom, u Varaždinskoj županiji implementirane su još specifičnije funkcionalnosti zahtijevane od strane javne uprave kao što je urudžbeni zapisnik, upravljanje sjednicama, i različite interne knjige. S obzirom da Županija posjeduje ISO 9001 certifikat, implementiran je ISO modul za učinkovito upravljanje dokumentacijom sustava kvalitete.
Nakon više godina vođenja poslovanja kroz InGDMS, zaključeno je da sustav predstavlja nezamjenjivu podršku uredskom poslovanju Županije. Budući da se rješenje neprestano razvija i unaprjeđuje, tako i Županija kontinuirano dobiva nove module (kao naprimjer vođenje narudžbi) a s njima i nove mogućnosti.
Analiza slučaja Van Gansewinkel
O tvrtci
van Gansewinkel nizozemska je korporacija čija je osnovna djelatnost prikupljanje, odvajanje i prerada otpada u sirove materijale . Djeluje na području devet europskih zemalja i trenutno zapošljava više od 5800 zaposlenika. Češka podružnica tvrtke u Brnu gdje je uspješno implementiran InDMS, ima nekoliko stotina radnika, od čega veliki dio njih sustav koristi u svakodnevnom radu.
Problem
Osnovni problem u vanGansewinkelu odnosio se na procesiranje velikog broja ulaznih računa koji su dnevno ulazili u poduzeće. S obzirom da se većina računa još uvijek izdaje i šalje u papirnatom obliku, ručna obrada oduzimala je mnogo vremena uz povremene greške i gubitke. Tvrtka je odlučila automatizirati sve poslove vezane uz ulazne račune jer je procijenjeno da će se time ostvariti znatne uštede vremena i novca uz smanjenje rizika od pogrešaka i gubitaka. Odabrano je InDMS rješenje budući da je nudilo kompletnu podršku poslovnim procesima vezanim uz dokumentaciju na krajnjem korisniku jednostavan i fleksibilan način.
Rješenje
Uvođenjem InDMS sustava u vanGansewinkelu svaki se račun na ulasku u sustav skenira, te se digitalna kopija indeksira i pohranjuje u sustav. Indeksiranjem se račun opisuje po svim bitnim stavkama (broj računa, broj narudžbe, dobavljač itd.) kako bi se kasnije po potrebi brzo mogao pronaći u sustavu, bez potrebe za dugotrajnim pretraživanjem registratora ili papirnate arhive. Korištenjem OCR modula moguće je i automatsko indeksiranje dokumenata budući da OCR pod određenim uvjetima može prepoznati bitne dijelove dokumenta. Također, svakom računu kod pohrane i distribucije su lako pridruženi svi vezani dokumenti u sustavu kao što je narudžba, za što je kod ručnog procesiranja trebalo mnogo više vremena.
Nakon indeksiranja, računi ulaze u prethodno kreirani radni tijek i automatski prolaze kroz ciklus odobravanja. Budući da su računi u digitalnom obliku, klasificirani, s pridruženim vezanim dokumentima i točno utvrđenim odgovornim osobama i njihovim zadacima, nema opasnosti od gubitka računa u sustavu niti od pogrešne interpretacije i unosa podataka. Radni tijek obrade ulaznih računa u vanGansewinkelu omogućio je skraćivanje procesa obrade za 2 do 3 puta, i učinio nepotrebnim radnje poput kopiranja i ručne distribucije računa. Time su oslobođeni kapaciteti za važnije poslove te se uvelike smanjio trošak uredskog materijala. Također, odgovorna osoba svaku radnju nad računom može obaviti na bilo kojoj lokaciji na kojoj se trenutno nalazi što dodatno skraćuje postupak obrade računa.Sada svaki zaposlenik može sa svojeg računala provjeriti trenutnu lokaciju i status bilo koje fakture te fakturu pregledati, distribuirati putem sustava u svega par klikova, s time da se svaka radnja u sustavu bilježi i o svemu postoji detaljan zapis. InDMS je u potpunosti integriran s ERP sustavom tvrtke radi međusobne komunikacije tih sustava, čime se izbjeglo dvostruko unošenje podataka.
S obzirom na mjerljive pozitivne učinke InDMS sustava na poslovanje, u vanGansewinkelu je odlučeno da će se sustav u narednom razdoblju implementirati i u četiri tvrtke kćeri u Češkoj.
Analiza slučaja Ireks Aroma
O tvrtci
IREKS je vodeći međunarodni proizvođač poboljšivača namjenskih mješavina i pivarskog slada, kao i pružatelj usluga za pekare i pivare sa više od 2000 zaposlenih u Ireks grupi. Ireks Aroma dio je međunarodne Ireks grupacije koji je sa svojom izrazitom orijentacijom prema informatizaciji i općenito tehnološkom napretku, izrastao u jedno od najuspješnijih poduzeća na području Hrvatske.
Problem
Uspješno upravljanje kvalitetom jedan je od najvažnijih zadataka tvrtke Ireks Aroma, a to dokazuju i certifikati ISO 9001:2008 te HACCP koje tvrtka posjeduje. Međutim, rukovanje velikom količinom ISO i HACCP dokumentacije predstavljalo je veliki problem i bilo je neefikasno. Bez odgovarajuće IT podrške bila je otežana distribucija dokumenata, praćenje promjena nad dokumentima te praćenje dokumentacije koja je nastajala tijekom poslovanja (dokumentiranje neusklađenosti, korektivnih i preventivnih radnji itd.).Suočeni sa problemima vođenja ISO i HACCP dokumentacije, tvrtka se odlučila za implementaciju InDMS rješenja s uključenim ISO modulom. Uvođenjem InDMS rješenja znatno je olakšano vođenje ISO (i HACCP) dokumentacije, verzioniranje statičkih ISO dokumenata, a najveća poboljšanja postignuta su u radu s dinamičkim ISO dokumentima korištenjem workflow modula za automatizaciju poslovnih procesa.
Rješenje
ISO modul omogućio je arhiviranje kompletne dokumentacije vezane za sustav kvalitete: priručnik kvalitete, katalog procesa, knjigu radnih postupaka i radnih uputa te dinamičkih dokumenata kao što su očitovanja uprave, žalbe, korektivne i preventivne radnje, interni auditi itd. S obzirom da ISO modul omogućava i kreiranje nestandardnih tipova predmeta i dokumenata, može se prilagoditi potrebama svake organizacije te se u Ireks Aromi koristi i za upravljanje kompletnom HACCP dokumentacijom. Dokumentacija se pohranjuje i klasificira na način da je veoma lako pronaći traženi dokument, uz precizno definirana prava pristupa pojedinim dokumentima.
Sustav se brine da svi djelatnici Ireks Arome budu pravovremeno obaviješteni o promjenama u ISO i HACCP dokumentaciji. Dođe li primjerice do promjene nekog radnog postupka, nova verzija tog radnog postupka se automatski šalje na listu zaposlenika koji koriste taj radni postupak. inDMS omogućava više načina distribucije dokumentacije (i radnji koje je potrebno obaviti nad dokumentacijom): automatski preko predefiniranog radnog tijeka (workflow), preko poruka ili zadataka, bez obzira na lokaciju primatelja. Postupak se naravno, šalje tek dok se odobri i potpiše od nadležnih osoba a ovjera i potpis se vrši elektronski u samom sustavu. Svime navedenim osigurano je da je dokumentacija sustava kvalitete uvijek kompletna, točna, aktualna i dostupna na uvid zainteresiranim stranama.
|
|