|
Česta pitanja
Što je DMS?
Sustavom za upravljanje dokumentima možemo nazvati svaki sustav koji vodi određene procese nad dokumentima a u svhru njihove organizacije. Tako i sam DMS možemo pronaći pod različitim nazivima i oblicima izvedbe:
- Sustav za upravljanje dokumentima (dokumentacijom)
- Arhiva dokumenata
- Document flow (tijek dokumenata, Workflow)
- Upravljanje znanjem
Osnovni dio digitalnog upravljanja dokumentima je konverzija papirnatih dokumenata u datoteke na računalu. Jednom na računalu, a time i u mreži računala, ti dokumenti su dostupni bez većeg truda u sekundi. Tisuće organizacija u svijetu svakodnevno koriste sustave za upravljanje dokumentacijom umjesto papirnatih arhiva. Razlog za tu promjenu je jednostavan:
- Sprečava gubitak podataka
- Smanjuje potrebu za prostorom
- Olakšava upravljanje dokumentima
- Brzo pronalaženje dokumenata
- Dokumenti su centralno dostupni
Dokumenti se skeniraju ili se učitavaju elektronski dokumenti. Sustav sprema te datoteke na disk ili sustav diskova a korisnik tada indeksira dokument. Indeksiranje je opisivanje dokumenta pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima koristi se tražilica koja je ugrađena u sustav. Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima ovisi o pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodijelio administrator. Kompletan DMS sastoji se od pet najbitnijih elemenata:
- Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo, jednostavno i jeftino skeniranje.
- Pohrana: Sustav za pohranu osigurava dokumente od gubitka a također se može nadograđivati dodatnim kapacitetom.
- Indeksiranje: Omogučava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući pristup.
- Dohvat: Sustav vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje brz dohvat pomoću indeksa.
- Pristup: Dokumenti moraju biti dostupni onima koji ih trebaju a pristup ograničen na autorizirane korisnike. Dobar sistem omogućava pristup bilo s radnog mjesta, bilo preko interneta.
Koji operativni sustavi su podržani?
Server: Windows server (2000,2003...)
Klijent: Windows 98,Me,2000,Xp
Koje baze podataka su podržane?
Microsoft SQL server, Oracle, MSDE
Koji formati dokumenata se koriste u sustavu?
Crno-bijeli dokumenti se spremaju u TIF formatu a dokumenti u boji u JPG (kompresija s gubitkom) ili PNG (bez gubitaka). Ukoliko u sustavu već postoje elektronski dokumenti oni ostaju u istom formatu.
Sustav može prikazati gotovo sve slikovne formate a svi ostali otvaraju se proizvoljnom vanjskom aplikacijom.
Što je COLD (computer output on laser disc)?
Naziv ove tehnologije ne dočarava stvarnu primjenu. Iskorištavaju se podaci koje razne aplikacije ili sustavi generiraju kao veliku, (uglavnom) slabo strukturiranu tekstualnu datoteku. Ti podaci se čuvaju u bazi podataka kao tekstualni zapisi a kad se učitaju, prikazuju se na određenoj podlozi te se time dobiva obrazac identičan onome koji ima korisnik bez potrebe za spremanjem velike količine slikovnih podloga.
Na koji način je osigurana sigurnost podataka?
Inpro sustav sigurnost postiže enkripcijom dokumenata, digitalnim potpisom i sustavom autorizacije korisnika. Autorizacija je uključena u sve verzije dok se enkripcija i digitalni potpis nalaze u posebnim, opcionalnim modulima.
Kako se vrše promjene na dokumentima?
Sustav omogućuje mijenjanje dokumenata korisnicima kojima su takva prava dodijeljena. Korisnik odjavljuje dokument lokalno a nakon završetka obrade vraća ga na server. Stare verzije ostaju u sustavu i mogu se pregledavati ili vratiti kao aktualne. Audit opcija omogućava praćenje svih promjena na dokumenta, bilo promjene na samom dokumentu, strukturi ili opisu.
|