|
Pogosta vprašanja
Kaj je DMS?
Upravljanje z dokumenti je rešitev katera omogoča dostop do informacij ki se nahajajo na dokumentih. Vglavnem so to poslovni dokumenti, lahko pa so tudi dokumenti zgodovinskega pomena. Ker shranjene informacije dejansko pomenijo znanje, nam torej upravljanje z dokumenti omogoča pristop shranjenem znanju. Danes na tisoče različnih organizacij uporablja podobne sisteme za upravljanje z dokumenti. Razlog za uporabo je enostaven:
- Preprečuje izgubo podatkov
- Zmanjšuje porabo arhivskega prostora
- Olajšuje obdelavo dokumentov
- Hitri pristop dokumentu
- Dostop do dokumenta z poljubne lokacije
Zajem dokumentov je vhodna točka vsake DMS rešitve. Ko so dokumenti obdelani se shranjujejo na ustrezni arhivski medij (disk, polje diskov, magnetno-optični diski, ...). Pri obdelavi se dokument opiše z pojmi kateri nam omogočijo iskanje. Vsak uporabnik z ustreznimi pravicami lahko išče in pristopa dokumentom. DMS rešitev je kompletna če jo sestavljajo moduli za:
- Zajem: Današnje tehnologije omogočajo hitro in enostavno skeniranje.
- Indeksiranje: Vnos opisnih podatkov o dokumentu za bodoči hitri pristop.
- Shranjevanje: Prenos digitaliziranih dokumentov do strežnika kjer se hranijo na varen način.
- Iskanje: Dostop do željenega dokumenta preko iskalnika na osnovi opisnih podatkov.
- Obdelava: Dokumenti so dostopni samo pooblaščenim uporabnikom odvisno od pravic.
Pod katerimi operacijskimi sistemi delujejo rešitve?
Strežnik: Windows server (2000,2003...)
Odjemalec: Windows 98,Me,2000,Xp,Vista
Katere baze podatkov se lahko uporabljajo?
MSDE, MS SQL, Oracle, ostali po potrebi
Kateri formati dokumentov lahko zajemamo v sistem?
Vse vrste. Običajno so črno/beli dokumenti v TIF formatu, barvni v JPG formatu (z kompresijo) ali kateri koli drugem format (PNG, BMP, DCX, ...). Če v informacijskem sistemu že obstajajo elektronski dokumenti (DOC, XLS, DWG, ...), te lahkonalagamo kar v originalnem formatu.
Sistem omogoča prikaz skoraj vseh slikovnih formatov, vsi ostali se lahko prikažejo v poljubni zunanji aplikaciji.
Kaj je COLD (Computer Output on Laser Disc)?
Sam naziv nam ne pove preveč. Namen je zajem podatkov iz izhodnih datotek, katere se v informacijskih sistemih običajno tiskajo (npr. položnice, računi, ...). Takšna se datoteka analizira in potem shrani arhivski sistem. Pri prikazu takega dokumenta se na zaslon najprej naloži obrazec z prazno predlago in potem se prek njega ispiše ustrezna vsebina. Skupaj torej imamo sliko dokumenta kot jo vidi naša stranka katera ima izspisan dokument.
Kaj je z varnostjo podatkov v arhivu?
Vsi podatki se v elektronskem arhivu hranijo v šifrirani obliki, po potrebi se tudi varujejo z digitalnim podpisom. Vsak uporabnik se pred dostopom avtorizira.
Ali se hranijo spremembe na dokumentih?
Sistem omogoča spremembo na dokumentih s strani pooblaščenih uporabnikov. Uporabnik odjavi dokument, ga obdeluje lokalno in potem ga znova prijavi v sistem. Ta prijava potem ustavri novo različico dokumenta. Stare različice ostanejo v sistemu do katerih lahko pristopamo samo za pregled.
Ko naredim neko akcijo v sistemu, ali je ta zabeležena?
Če imate modul za kontrolo dogodkov, se lahko beležijo vsi posegi v sistemu, od prijave uporabnika do vsakega pregleda ali obdelave dokumenta.
|