Tvrtke vrlo rijetko shvaćaju važnost uvođenja sustava za upravljanje dokumentacijom i smatraju takve sustave nepotrebnim troškom.
U praksi, DMS sustavi su se pokazali kao jedna od najboljih investicija za tvrtke, osobito ako se radi o tvrtkama srednje veličine, ali i manjim tvrtkama.

Unesite vaše paramatre u kalkulator te se uvjerite u kojoj mjeri DMS sustav može smanjiti troškove u vašoj tvrtki te koje je vrijeme povrata investicije u ovakav sustav.
Važno je napomenuti da ovaj kalkulator obuhvaća samo dio ušteda koje se ostvaruju uvođenjem DMS sustava. Postoji još niz faktora koji nisu tako lako mjerljivi, a u znatnoj mjeri utječu na povećanje efikasnosti cijele organizacije.

U navedenom primjeru su uključeni tipični parametri jedne relativno male tvrtke u kojoj je baratanje dokumentacijom sastavni dio svakodnevnih aktivnosti.

Kao prilog kalkulatoru, evo nekoliko zanimljivih statističkih podataka iz američkog istraživanja (Cooper’s and Lybrand):

- uredski dokumenti čine više od 80% znanja organizacije (dopisi, ugovori, nacrti...)
- 90% dokumenata kola kroz organizaciju kroz više ruku nego što je potrebno što usporava poslovanje te predstavlja dodatne rizike (neovlašten pristup dokumentima...)
- dokment se u prosjeku kopira 19 puta u svom životnom ciklusu
- unos i zavođenje dokumenta u prosjeku stoji 20$
- pronalaženje izgubljenih dokumenata u prosjeku stoji 120$
- zamjena izgubljenih dokumenata u prosjeku stoji 220$
- 7,5% svih dokumenata se izgubi
- 3% dokumenata se krivo zavede
- do 50% vremena zaposlenika koji barataju sa dokumentacijom se potroši na pretraživanje dokumentacije i traženje informacija, a samo 5-15% na čitanje informacija
- obim dokumentacije se svake godine povećava za 22%


Kalkulator

Dnevni trošak radnika kod klasičnog (papirnatog) baratanja dokumentacijom	Primjer	Utrošeno vrijeme (min)	Trošak
Prosječna satnica radnika koji barata sa dokumentacijom (kn)?
Koliko zaposlenika radi na poslovima sa dokumentacijom?
Koliko puta dnevno svaka osoba pretražuje neki dokument?
Koliko minuta u prosjeku je potrebno da se dokument pronađe?		450	300,00 kn
Koliko novih dokumenata se generira dnevno?
Koliko minuta u prosjeku je potrebno da se novi dokument generira i zavede (urudžbira, arhivira…)?		90	60,00 kn
Koliko dokumenata svaki zaposlenik prosljeđuje dnevno?
Koliko minuta u prosjeku je potrebno za prosljeđivanje dokumenta?		200	133,33 kn
Koliko kopija dokumenata se izradi dnevno?		0,5	33,33 kn
Dnevni trošak rada kod papirnatog baratanja dokumentacijom			526,66 kn
Procjena utrošenih sati mjesečno za ponovno kreiranje izgubljene dokumentacije te kreiranje redundantnih dokumenata			1.000,00 kn
Procjena mjesečnog troška zbog neovlaštenog pristupa povjerljivim dokumentima			kn
Procjena mjesečnog troška izgubljenih i krivo zavedenih dokumenata			kn
Mjesečni trošak rada kod papirnatog baratanja dokumentacijom (22 radna rana)			13.586,52 kn
Mjesečni trošak za usluge čuvanja stare dokumentacije			kn
Mjesečni trošak za uredski materijal (papir, toneri, tinte, održavanje kopirnih strojeva i pisača…)			kn
Mjesečni trošak održavanja			1.500,00 kn
Ukupan godišnji trošak klasičnog baratanja dokumentacijom			181.038,24 kn
Dnevni trošak radnika sa DMS sustavom za upravljanje dokumentacijom	Primjer	Utrošeno vrijeme (min)	Trošak
Prosječna satnica radnika koji barata sa dokumentacijom (kn)?
Koliko zaposlenika radi na poslovima sa dokumentacijom?
Koliko puta dnevno svaka osoba pretražuje neki dokument?
Koliko minuta u prosjeku je potrebno da se dokument pronađe?		75	50,00 kn
Koliko novih dokumenata se generira dnevno?
Koliko minuta u prosjeku je potrebno da se novi dokument generira i zavede (urudžbira, arhivira…)?		30	20,00 kn
Koliko dokumenata svaki zaposlenik prosljeđuje dnevno?
Koliko minuta u prosjeku je potrebno za prosljeđivanje dokumenta?		50	33,33 kn
Koliko kopija dokumenata se izradi dnevno?		0,5	0,00 kn
Dnevni trošak rada sa DMS sustavom			103,33 kn
Mjesečni trošak rada sa DMS sustavom (22 radna rana)			2.273,26 kn
Mjesečna cijena održavanja DMS rješenja			kn
Ukupan godišnji trošak DMS sustava			34.479,12 kn
Mjesečna ušteda			12.213,26 kn
Godišnja ušteda			146.559,12 kn
Trošak uvođenja DMS sustava za 5 konkurentnih korisnika
DMS rješenje			kn
Serversko računalo			kn
Skener			kn
Ukupni trošak uvođenja DMS sustava			55.000,00 kn
Povrat investicije (mjeseci):			4,5

pričekajte trenutak...