Urudžbeni zapisnik za obrazovne ustanove

Hivergen GOV u obrazovnim ustanovama

Obrazovanje
Prema Uredbi o uredskom poslovanju, obrazovne ustanove obveznici su pravilno postupati s pismenima i dokumentima, njihovom obradom i evidentiranjem. Takav postupak može biti kompliciran i zbunjujući za većinu zaposlenika.

Međutim, može biti i jednostavan!

A rješenje je Hivergen GOV

Uredba o uredskom poslovanju

„Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu. (NN 7/09)“

 

Izrađen na način da je u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen GOV sadrži mnoge funkcionalnosti da bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju obrazovne institucije, od osnovnih, srednjih i umjetničkih škola do fakulteta, veleučilišta pa čak i vrtića.

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  • Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  • Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  • Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

Hivergen GOV mogu koristiti sve obrazovne institucije

  • Osnovne škole
  • Srednje škole
  • Umjetničke škole
  • Fakulteti
  • Veleučilišta

Funkcionalnosti sustava

Funkcionalnosti koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su:

  • Digitalna pisarnica
  • Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  • Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  • Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  • Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  • Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  • Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  • Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  • Upravljanje matičnim podacima
    • Partneri
    • Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  • Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  • Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  • Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

I mnoge druge.

Evidencija predmeta

Evidencija predmeta jedna je od ključnih funkcionalnosti za pravilno poslovanje. Svi predmeti su evidentirani prema klasi, nazivu predmeta, roku izvršavanja, jedinici, datumu primitka i drugo. Do svakog predmeta je moguće doći jednim klikom.

Upravljanje predmetima i dokumentima prema Uredbi o uredskom poslovanju može biti ubrzano, jednostavno i pravilno.
Uz kvalitetan sustav!

Reference

  • Druga gimnazija Varaždin
  • Osnovna škola Martijanec
  • Elektrostrojarska škola Varaždin
  • Glazbena škola Varaždin
  • Gospodarska škola Varaždin
  • Graditeljska, prirodoslovna i rudarska škola
  • Medicinska škola Varaždin
  • Osnovna škola Andrija  Kačić Miošić Donja Voća
  • Osnovna škola Ante Starčević Lepoglava
  • Osnovna škola Antun i Ivan Kukuljević Varaždinske Toplice
  • Osnovna škola Beletinec
  • Osnovna škola Bisag
  • Osnovna škola Breznički Hum
  • Osnovna škola Cestica
  • Osnovna škola Franje Serta Bednja
  • Osnovna škola grof Janko Drašković Klenovnik
  • Osnovna škola Gustav Krklec Maruševec
  • Osnovna škola Ivan Ranger Kamenica
  • Osnovna škola Ivana Kukuljevića Sakcinskog Ivanec
  • Osnovna škola Izidora  Poljaka Višnjica
  • Osnovna škola Kneginec Gornji
  • Osnovna škola Ludbreg
  • Osnovna škola Ljubešćica
  • Osnovna škola Metel Ožegović Radovan
  • Osnovna škola Novi Marof
  • Osnovna škola Petar Zrinski Jalžabet
  • Osnovna škola Petrijanec
  • Osnovna škola Podrute
  • Osnovna škola Sračinec
  • Osnovna škola Sveti Đurđ
  • Osnovna škola Svibovec
  • Osnovna škola Šemovec
  • Osnovna škola Trnovec
  • Osnovna škola Tužno
  • Osnovna škola Veliki Bukovec
  • Osnovna škola Vidovec
  • Osnovna škola Vinica
  • Osnovna škola Visoko
  • Osnovna škola Vladimir  Nazor  Sveti Ilija
  • Prva gimnazija Varaždin
  • Srednja  škola Arboretum Opeka
  • Srednja strukovna škola Varaždin
  • Srednja škola Ivanec
  • Srednja škola Ludbreg
  • Srednja škola Novi Marof
  • Srednja škola u Maruševcu s pravom javnosti
  • Strojarska i prometna škola Varaždin
  • Učenički dom Varaždin
  • Osnovna škola Milke Trnine Križ
/by

Ulazni računi bez stresa

Vjerovali ili ne, upravljanje ulaznim računima može biti jednostavno i transparentno

Bez obzira na veličinu poduzeća, odobravanje ulaznih računa je izazov. Proces je dovoljno dugotrajan pa nije potrebno da nepravilno odobravanje ulaznih računa uzrokuje dodatne probleme.

Novi Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15) koji je stupio na snagu prije nešto više od dvije godine obvezuje sva poduzeća da svi ulazni računi moraju biti isprintani, prekontrolirani i potpisani te nakon toga poslani u računovodstvo na obradu. Proces obrade ulaznih računa uključuje zaprimanje, kontrolu, obradu, knjiženje i arhiviranje računa. Ukoliko ste i sami dio tog procesa, sasvim sigurno ste se susreli sa situacijama kada su vam ulazni računi oduzeli podosta vremena i živaca. A da ne govorimo o obradi nekoliko desetaka ili stotina ulaznih računa na dan. Zašto ne biste obradili račune na jednostavan način i imali pregledan uvid do kojeg možete doći u nekoliko koraka?

Gdje, kome, kada?

Proces obrade ulaznih računa na prvi pogled djeluje vrlo jednostavno: administrator/ica zaprimi račune, dostavi ih po odjelima gdje likvidatori pregledaju, popune i potpišu račune te ih šalju prema upravi. Nakon pregleda, potpisivanja i odobrenja računa, šalju se na knjiženje u računovodstvo. Međutim, u takvom procesu je vrlo vjerojatno da ćete se susresti s problemima duplih, neispravnih ili nepopunjenih računa koji će zahtijevati dodatne dorade, a time se vraćamo na početak procesa. Račun se jednostavno može izgubiti ili se ne zna tko je za njega odgovoran pa dugotrajno kruži po poduzeću, čime se produžuje i ovako dosta dug proces obrade. Sve takve probleme rješava kvalitetan informacijski sustav za upravljanje ulaznim računima.

Izgubljeni računi su prošlost

Digitalizacijom odobravanja i likvidacije ulaznih računa štedi se vrijeme uprave i zaposlenika, dok računovodstvo ima bolji uvid u sve račune. Jednostavno je doći do svih informacija koje su potrebne za donošenje odluke jer se u svakom trenutku zna gdje je račun i tko je za njega odgovoran. Dostupan je uvid u tijek svakog pojedinog računa, a do skenirane slike računa moguće je doći u svakom trenutku. Prednost sustava za upravljanje ulaznim računima je ta što bilježi sve bitne podatke o kolanju dokumenata. Račun se sprema u digitalnu arhivu zajedno s pripadajućim prilozima gdje je vidljivo tko ga je i kad odobrio. Uz svaki račun korisnici mogu dodavati bilješke, a ovlasti za manipulaciju dokumentima ovise o definiranim korisničkim pravima.

Da, moguće je

Imati sve račune u jednoj digitalnoj bazi, na jednom mjestu i dobiti sve informacije o bilo kojem računu nikad nije bilo jednostavnije. Obrada ulaznih računa je u potpunosti prilagodljiva poslovanju tvrtke, što znači da se postojeći način rada može optimizirati i preslikati u digitalni oblik. Olakšano je praćenje i arhiviranje velikog broja računa čime se smanjuju troškovi poslovanja. Pravilnim upravljanjem ulaznim računima ostvarive su značajne vremenske i financijske uštede, a poslovanje je transparentno. Na osnovu evidencije ulaznih računa moguće je dobiti različite izvještaje koji pomažu rukovodstvu u donošenju odluka. Time se obrada ulaznih računa podiže na višu razinu i postaje alat za kontrolu, planiranje i upravljanje.

/by

Specijalizirano BI rješenje

Tvrtke danas raspolažu velikom količinom informacija i podataka, međutim ne znaju kako djelovati na te podatke da bi ih učinili korisnima.

Upravljanje informacijama i podacima u poslovanju, otvara potrebu za uvođenjem ERP sustava jer svaki odjel upravlja njima na drugačiji način. ERP je potreba svake firme i bez njega poslovanje nije ostvarivo. On mora omogućiti stabilno i brzo transakcijsko poslovanje (unos narudžbi kupca, narudžbenica dobavljača, vođenje skladišnih transakcija i računovodstveno knjiženje). Omogućava prikaz svih vrsta transakcija do najsitnijih detalja.

Bi rješenje

U osnovi, ERP mora omogućiti prikupljanje podataka.

Međutim, to u većini slučajeva nije ono što direktora poduzeća zanima. On želi imati pregledne analize troškova i prihoda tijekom određenog razdoblja, koliki je povrat od neke investicije te da li su se troškovi smanjili od zadnje uvedene promjene.

Potrebne su mu informacije na višoj razini.

Takve odgovore daje BI rješenje.


Bi i Erp

Prezentiranje podataka i jednostavan prikaz informacija je ono što svakoga zanima jer mu olaškava donošenje odluka i cjelokupan pregled poslovanja. ERP sustav nije stvoren za stvaranje analiza i upravljanje posjedovnim podacima. Ako se upustite u taj posao, generirati ćete još više Excel proračunskih tablica ili nejasnih upita te ste se neželjeno našli u začaranom krugu.

BI sustav je vaš mali pomoćnik koji je uvijek spreman kada Vam je potreban.

ERP će Vam zadržati organiziranost poslovanja i omogućiti povezivanje svih odjela poduzeća u jednu cjelinu, dok će Vam BI dati priliku da budete proaktivni i donesete prave odluke u pravo vrijeme.

ERP i BI najbolji prijatelji

S obzirom na različitost ova dva sustava, oni su usko povezani, dovoljno da su poduzeću potrebna oba. BI je vezan za ERP da bi preko njega uzimao potrebne podatke za prezentiranje na željeni način te će Vam dovesti sve informacije koje su važne u kratko vrijeme.

Ilustrirajmo!

Organizaciju koja koristi ERP sustav može predstavljati kuća bez fasade, i to na način da je izgrađena od mnogih manjih dijelova, cigle, crijepova, prozora i vrata. Radnici koji su radili na gradnji kuće, odlično su odradili svoj posao i svi dijelovi objedninjeni su u jednu cjelinu te je nastao funkcionalni objekt.

Tako je sastavljeno i poslovanje u jednom poduzeću, od manjih dijelova koji su pomoću ERP sustava integrirani u cjelinu i omogućuju transparentnost i lakoću poslovanja.

Ukoliko na svoju kuću stavite fasadu, smanjit ćete troškove za grijanje, hlađenje i riješiti probleme s vlagom. Kada povežemo to s poslovanjem, možete ga optimizirati, smanjiti troškove i povećati prihode – sve to koristeći dobar BI sustav: Hivergen.

Cijena kuće s fasadom je skuplja, no dugoročno gledano je svakako isplativija.

 

/by

Poslovna inteligencija u proizvodno-trgovačkom poduzeću

Svijet je danas prepun tvrtki koje se bave proizvodno-tržišnim djelatnostima, a konkurencija je veća nego ikad prije u povijesti. Kupci su postali sve zahtjevniji, novi se proizvodi razvijaju velikom brzinom, a tržište raste iz dana u dan.

Grafikon

Ako se bavite nekom proizvodnom djelatnošću, ili ste direktor takve tvrtke, sasvim sigurno ste se susreli sa situacijama kada niste mogli na jednostavan način doći do izvještaja o tijeku poslovanja koji su vas zanimali. Analiza ili usporedba prodaje kroz godinu ili po grupama, samo je još jedan od zadataka koji ste morali svojim zaposlenicima najaviti par tjedana prije. Niste dobili potrebne informacije u trenutku donošenja odluke te vas je to koštalo dodatnog vremena, a i novaca? To ne znači da Vaša tvrtka posluje loše, ali zašto ne biste imali pregledan uvid u poslovanje do kojeg možete doći jednim klikom.

Možda Vas upravo to dijeli do donošenja prave odluke!

 A poslovna inteligencija Vam je nadohvat ruke.

 

Uz pravilno korištenje sustava poslovne inteligencije možete:

  • Ostvariti bolje odnose s kupcima
  • Brzo reagirati na tržišne promjene
  • Poboljšati planiranje poslovanja
  • Održavati i usmjeravati razvoj tvrtke u pravom smjeru

hivergen logo
grafikoni

Upravo takve mogućnosti ostvarive su s Hivergen BI sustavom. Riječ je o softveru za izradu izvještaja na temelju Vaših već postojećih podataka. Hivergen se spaja na Vaše baze podataka, dok je za dobivanje svih izvještaja potreban samo jedan klik.

Prednost je u tome što uprava poduzeća ima bolju kontrolu jer su sve informacije dostupne odmah kada su potrebne. Neki od izvještaja do kojih možete doći u željenom trenutku su razne analize prodaje ili računovodstvenih informacija po mnogim kriterijima, usporedbe prema vremenskim periodima,  pregled dugovanja i potraživanja te mnogi drugi. Poslovna inteligencija nikad nije bila jednostavnija!

Biti u mogućnosti brzo procijeniti utjecaj promjena, kako u poduzeću tako i na vanjskom tržištu jedan je od glavnih čimbenika za povećanje konkurentnosti poduzeća. Na taj način možete povećati svoju prodaju donoseći dobre odluke, a za sve to su Vam potrebne dobre i kvalitetne analize.

I Hivergen BI.

/by

Zašto je poslovna inteligencija potrebna poduzeću?

Razmišljate o tome da uvedete sustav poslovne inteligencije u svoje poslovanje? Na pravom ste putu, a u nastavku pročitajte i zašto!

poslovna inteligencija

Poslovna je inteligencija, bez dvojbe, jedan od najtraženijih koncepata u modernom poslovanju. Kako se poslovni svijet mijenjao kroz godine, tako se i poslovna inteligencija sve više razvijala. Prva BI rješenja pojavila su se 80-ih godina prošlog stoljeća, a do dan danas je prošlo šest evolucijskih faza u tom području, od rudarenja podataka, OLAP (Online analytical processing) tehnika, e-poslovanja pa do razvoja poslovnih kontrolnih ploča i mobilnih tehnologija. Jednostavnost današnjih BI modela s iznimno prilagodljvim korisničkim sučeljima, čini ovakav koncept još traženijim.

Od mogućnosti do prednosti

Danas tvrtke koriste mnoge mogućnosti BI sustava, najčešće za praćenje poslovnih trendova da bi se na odgovarajući način prilagodile promjenama koje se pojavljuju na tržištu. Pomoću poslovne inteligencije mogu se unaprijediti procesi donošenja odluka što dovodi do strateških i taktičkih poboljšanja samih poduzeća.

Razlozi za korištenje ovakvih sustava su mnogobrojni. Jedan od najvažnijih je praćenje ponašanja kupaca na tržištu jer jednom kada se istraže njihove želje i potrebe, može se usredotočiti na razvoj proizvoda koji povećavaju profitabilnost. S interne strane organizacije, BI sustavi su korisni za unaprjeđenje nadzora i vidljivosti poslovnih procesa. Na taj način je moguće uštedjeti na vremenu jer je vrlo lako doći do traženih informacija i detaljnih periodičnih izvješća.

Poslovna inteligencija Hivergen

Sustavi poslovne inteligencije razvijeni su kao analitički alati koji omogućuju kreiranje uspješnih poslovnih planova i strategija poduzeća. Rade to na način da identificiraju ključne informacije koje su važne za razumijevanje različitih organizacijskih i poslovnih procesa. Ono što je također jedna od važnih prednosti ovakvih sustava je to da pobošljavaju učinkovitost u organizaciji jer se mogu koristiti za razmjenu informacija i podataka u svim odjelima. Osim uštede vremena na procesiranje podataka i izradu analitike izvještavanja, poboljšava se točnost i korisnost informacija što dovodi do povećanja produktivnosti.

Kako loša implementacija ovakvih sustava može biti gubitak vremena i novca, preporučamo uvođenje Hivergena zbog njegove kvalitete, jednostavnosti i brzine korištenja.

Zašto baš Hivergen?

Ako imate problema s analiziranjem i planiranjem poslova zbog nepreglednih izvješća ili ne možete dobiti jasne odgovore na tražena pitanja, Hivergen BI je pravo rješenje za Vas. S preko 30 grafova implementiranih unutar sustava, moguće je napraviti izvješća prema bilo kojim kriterijima i to na temelju vremenske i/ili geografske analize.

S Hivergen BI ostvariva je laka izrada analize prodaje neovisno o željenim parametrima. Pravovremena i kvalitetna analiza postojećeg stanja organizacije štedi vrijeme i novac, a put do nje je vrlo jednostavan. Od dubinskih analiza podataka, ovaj analitički alat omogućuje grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija da bi ispunio sve zahtjeve korisnika i donio mu korisne i željene rezultate, i to relativno brzo. Informacije poput količine prodanih proizvoda po vrsti i ukupna zarada po kupcima, dostupne su odmah kada su Vam potrebne. Zašto ne biste napravili analizu pregleda svojih top 5 stalnih kupaca i nagradili ih za vjernost? Potreban je samo jedan klik!

Uz poslovnu inteligenciju, Hivergen je i DMS rješenje koje omogućuje upravljanje i arhiviranje poslovne dokumentacije za mnoge direktne i indirektne uštede. Preko softverskog alata Hivergen WF ostvareno je upravljanje procesima koje uvodi red u poslovanje i automatizira distribuciju dokumentacije i informacija u Vašoj organizaciji.

Hivergen je poseban po svojoj kvaliteti i načinu korištenja, čuvanja i kontrole podataka. Krasi ga prilagodba trenutnom poslovanju, jednostavnost i brzina izvršavanja zadataka i prijenosa podataka, a informacije se prezentiraju na odgovarajući način.

Zašto bi uvodili zasebne skupocjene sustave koji Vam ne daju cjelokupan pregled poslovanja, kad s Hivergenom možete ostvariti upravo to što Vam je potrebno!

/by

Automatizacija likvidacije ulaznih računa

Likvidacija ulaznih računa traje dugo? Ne znate tko je odobrio račun? Gubite ulazne račune?

Bez obzira na veličinu poduzeća likvidacija ulaznih računa je izazov. Proces je kompleksan jer je potrebna sinkronizacija zaposlenika iz različitih odjela i različitih funkcija koji su na različitim lokacijama. Svaki zaposlenik u procesu poznaje svoju domenu aktivnosti:

  • od koga može dobiti račun
  • što mora napraviti s njim i
  • kome ga mora proslijediti

Najveći posao je automatizacija i snimka procesa, jer niti jedan zaposlenik ne poznaje cjeloviti proces od početka do kraja sa svim njegovim mogućim varijacijama tijeka.

Cilj automatizacije procesa likvidacije ulaznih računa je snimiti trenutno stanje ručne distribucije između zaposlenika, optimizirati proces i kreirati digitalni sustav likvidacije. Svrha je automatizirati proces, ostvariti uštede i što je najbitnije uštediti vrijeme rukovodećem kadru. Ako uštedimo pola sata ključnim osobama dnevno naša misija je ispunjena.

U nastavku ćemo objasniti problematiku koja se javlja kod većine poduzeća i rješenje kako digitalna likvidatura ulaznih računa mora funkcionira.

automatizacija ulaznih računa
Unos ulaznog računa

Problemi:

Ne zna se kada je račun došao u firmu
Račun nema ulazni broj
Račun se duplo zaprimi
Račun se zaprimaju na mail pojedinog zaposlenika
Račun beskonačno kruži po poduzeću
Dostava računa udaljenim odjelima
Račun „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
Račun je neispravan (npr. krvi OIB). Traži se dorada računa od dobavljača pa se cjelokupni proces likvidature ulaznih računa ponavlja
Račun dođe u računovodstvo = ne zna se tko je odgovoran za njega pa se redom zovu odjeli
Zna se da je račun ušao u poduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“

Kako u većini poduzeća funkcionira likvidacija ulaznih računa?

1. Račun dolazi do tajnice: mailom, faxom, poštom ili u digitalnom obliku. Tajnica otvara račune i raspoređuje ih po kutijama (nabava, uprava, računovodstvo, marketing i IT, tehnički odjel…)
2. Par puta dnevno tajnica dostavi račune po odjelima ili ih zaposlenici sami pokupe
3. Osobe zadužene za likvidaciju ulaznih računa pregledaju račun, potpišu se na njega ili ga pošalju drugom likvidatoru na uvid
4. Nadređeni ili drugi likvidatori pregledaju ulazni račun, potpišu ga, dodaju mjesto troška i šalju ih prema upravi
5. Uprava fizički zaprimi nekoliko desetaka ulaznih računa. Pregleda ih (ili preleti), potpiše i može ih odobriti ili vratiti likvidatoru
6. Račun dolazi u računovodstvo gdje se knjiži

Skeniranje ulaznih računa

Kako treba funkcionirati proces likvidacije ulaznih računa?

1. Tajnica sve račune zapisuje unosi u bazu ulazne pošte (Hivergen IPA). Uz skeniranje ulaznog računa dodaje osnovne podatke poput:

  • Naziv dobavljača i iznos
  • Broj i datum računa
  • Šalje ga na preraspodjelu

Digitalni račun cirkulira po firmi, a fizički automatski idu u računovodstvo
2. Ovisno o vrsti računa ili dobavljača proces likvidacije ulaznih računa ide automatski prema određenoj osobi ili odjelu
3. Likvidacija ulaznih računa se pojednostavljuje tako da se likvidatoru prikažu samo podaci koji su mu bitni, a obavezno mora popuniti podatke poput:

  • Narudžbenica ili ugovor
  • Mjesta troška
  • Potpis likvidatora (prema zakonu o računovodstvu)

4. Uprava dobiva digitalni računa sa svim popratnim informacija koje su potrebne odobrenje računa.

  • Od koga je račun i koliki je iznos
  • Tko i kada je pregleda i odobrio račun
  • Po kojoj narudžbenici ili ugovoru je stigao
  • Odobrava račune na klik

5. Računovodstvo dobiva račune koji su provjereni, potpisani i povezani s drugim poslovnim dokumentima.

Korisnici našeg modula za ulazne račune:
Gumiimpex GRP d.d., Roto dinamic d.o.o. Agrokor, Lukoil Croatia d.o.o., Salvus d.o.o., Ljekarne Švaljek, Varaždinska županija, Komunalne usluge Cres Lošinj d.o.o., Ivero d.o.o., Vodoopskrba i odvodnja Cres Lošinj d.o.o.

Prednosti

  • Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
  • Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
  • Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
  • Uvid u tijek svakog pojedinog računa
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
  • Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
  • Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
  • Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune

Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeća je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.
Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).

Analiza ugovora

Neke od funkcija modula za likvidaturu ulaznih računa su:

  • Skeniranje ulaznih računa (pojedinačno i masovno)
  • Automatika dodijele jedinstvenog ulaznog broja
  • OCR funkcionalnost
  • Raspodjela po mjestima troška
  • Sprečavanje duplog unosa
  • Brzo odobravanje jednim klikom
  • Prva pristupa prema vrsti, statusu i iznos za odjele i zaposlenike
  • Sinkronizacija s ERP-om i računovodstvenim sustavima
  • Workflow – ciljana prilagodba procesa svakom korisniku
  • Zbirno odobravanje
  • Uvid u ugovor i analiza troškova
  • Polja za pretraživanje: datum unosa, partner, datum računa, valuta, unio, likvidatori i potpis, napomene, barcode broj, status, mjesta troška, vezani ugovori, vezana narudžbenica, vezani zahtjev za naručivanje, primka, otpremnica, šifra registratora, lokacija u arhivi, markice, rok obrade, napomene i sl.
/by

Planiranje i odobravanje putnih naloga

Imate problema s planiranjem i odobravanjem putnih naloga, a vrijeme putovanja je sve bliže?

Pronađite put s Hivergenom

Putni nalozi

Kome je namijenjen modul putnih naloga?

Organizacije čiji zaposlenici puno putuju generiraju veliku količinu putnih naloga i popratne dokumentacije. Pri tome se često događaju pogreške poput:

  • duplo isplaćenih naknada
  • slabo optimiziranih putovanja
  • gubljenje dokumenata

Sve to rezultira neredom u organizaciji koji troši vrijeme i resurse organizacije. Upravo zato je modul za upravljanje putnim nalozima namijenjen organizacijama da bi im olakšao organiziranje poslovnih putovanja, pregled dokumenata i realizaciju troškova.


Upravljanje putnim nalozima

Prednosti modula za upravljanje putnim nalozima

Upravljanje putnim nalozima donosi organizacijama:

  •  optimizaciju putovanja i lakše upravljanje resursima
  • upravljanje procesom odobravanja poslovnog puta
  • jednostavnu rezervaciju prijevoznog sredstva
  • pregled svih putnih naloga koji se nalaze na jednom mjestu
  • uključivanje svih učesnika u proces, od inicijatora putovanja pa do voditelja, blagajnika, uprave i računovodstva
  • programsko rješenje koje se prilagođava željenom načinu obrade putnih naloga

Procesno upravljanje pojednostavljuje i olakšava rukovanje putnim nalozima

Svaki putni nalog prolazi svoj životni ciklus kroz organizaciju od inicijacije puta, preko odobravanja ili odbijanja puta, do dostave dokumentacije i izračuna nastalih troškova. U tom procesu važna je preglednost da bi se izbjegle pogreške poput slabe optimiziranosti poslovnih putovanja, nejasni planovi puta zaposlenika i nepotrebni troškovi.

U sustavu Hivergen lako je vidljivo tko je trenutno na poslovnom putovanju, tko planira putovanje i kada ili u kojoj fazi se nalazi putni nalog. Sve je to popraćeno potrebnim informacijama da bi upravljanje putnim nalozima bilo što jednostavnije i preglednije.

Workflow za putne naloge

/by

Stvaraju li ulazni računi i Vama probleme?

Ulazni računi često predstavljaju velik problem u poslovanju zbog složenosti procesa obrade ulaznih faktura. Javljaju se problemi kao što je gubljenje računa, odsutnost potpisnika iz ureda, dvostruko urudžbiranje i slično. Kako bi izbjegli probleme prilikom obrade ulaznih računa potrebno je napraviti snimku procesa OBRADE ULAZNIH RAČUNA.

Jednostavna metoda snimke procesa

Samu snimku najbolje će napraviti učesnici u procesu obrade ulaznih računa na sljedeći način:

– odaberite nekoliko ulaznih računa uz koje će te priložiti prazan papir na koji će svi učesnici u procesu pisati što su radili oko tog ulaznog računa i kada su to radili

Nakon što završi proces obrade ulaznih računa, prilozi računu izgledat će otprilike ovako:

Prilog računu br. 01/2013

25.4.2013. 08:00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/001), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za nabavu proslijedila sam ga voditeljici nabave.
30.4.2013. 14:00 Voditeljica nabave Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00 Referent nabave Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ugovora na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa veći od 10.000 kn poslao sam ga voditelju nabave na odobrenje.
7.5.2013 14:00 Voditeljica nabave Odobrila sam račun i proslijedila u računovodstvo.
7.5.2013 14:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, ima sve potpise te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 02/2013

26.4.2013. 08.00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/002), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za prodaju proslijedila sam ga voditeljici prodaje.
29.4.2013. 14:00 Voditeljica prodaje Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00 Referent prodaje Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ponude na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa manji od 10.000 kn poslao sam ga u računovodstvo.
7.5.2013 14:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, potpisan te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 03/2013

25.4.2013. 08:00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/003), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za računovodstvo proslijedila sam ga u računovodstvo.
18.5.2013 11:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, proknjižio sam ga i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Nakon detaljne analize procesa obrade ulaznih računa može se stvoriti shema tijeka procesa obrade ulaznih računa.

Obrada ulaznih računa

Sada imate jasnu sliku rada Vaše organizacije u procesu obrade ulaznih računa i možete krenuti u optimizaciju i poboljšanje procesa. U tome Vam može pomoći inDMS, odnosno sustav za upravljanje dokumentima. Uloga sustava za upravljanje dokumentima je dostaviti potrebne podatke do osobe koja će na temelju njih obaviti svoj posao i proslijediti rezultat svog rada sljedećoj osobi u procesu, u ovom slučaju procesu obrade ulaznih računa.

/0 Comments/by

Kako ubrzati proces obrade šteta?

Upravljanje štetama predstavlja složeni proces koji se pokreće prijavom štetnika/oštećenika, prolazi kroz razne organizacijske jedinice u osiguravajućoj kući i završava se isplatom ili odbijanjem isplate.

Zbog raznih regulativa koje određuju vrijeme obrade štete, kompleksnosti samog procesa unutar organizacije, velikog broja uključenih dionika, proces je potrebno analizirati, a zatim maksimalno automatizirati = UBRZANJE.

Prvo je potrebno analizirati trenutno stanje (AS-IS). Kada imamo kompletnu sliku trenutnog procesa obrade šteta, tek tada možemo krenuti u njegovo poboljšanje i izrade budućeg poboljšanog (TO-BE) stanja.

Sustav za Upravljanje poslovnim procesima InDMS automatizira procese, digitalizira dokumentaciju te Vam omogućuju:

  • Digitalnu distribuciju dokumenata i informacija kroz odjele
  • Kompletan uvid u dokumentaciju svake nastale štete – automatsko kreiranje arhive
    • Lako dolazite do informacija kod koga je u obradi određena šteta
    • Imate uvid u trajanje procesa obrade štete
  • Daje dodanu vrijednost cjelokupnom sustavu
    • Osobama koje rade u procesu olakšan je rad jer se koncentriraju na svoj posao
    • Nadređeni imaju bolji uvid u stanje sustava i lakše dolaze do informacija
    • Osiguranici dobiju bržu i točniju informaciju ili se uključe u proces, čime su zadovoljniji uslugom
/0 Comments/by

Program za arhiviranje predmeta

DMS program za arhiviranje predmeta namijenjen je projektnim uredima koji barataju s velikom količinom dokumentacije. Program omogućuje jednostavno urudžbiranje i arhiviranje dokumenata i brzi pronalazak traženih dokumenata.

URUDŽBIRANJE

Pogledajmo pojednostavljeni primjer kada stranka podnese zahtjev za legalizaciju.

  • Upisati ćete kontakt podatke od stranke
    • Ime i prezime, adresu, OIB, k.č., k.o., kontakt podatke i sl.
  • Uz to priložiti ćete dokumentaciju koju ste dobili od geodeta
  • Možete priložiti snimku izvedenog stanja, AutoCAD datoteke, elaborat
  • Možete zabilježiti poziv stranke, datum kada ste bili na terenu, tko je bio na terenu i sl.
  • Kada se vratite s terena možete priložiti fotografije objekta
  • Možete sortirati predmete prema kategorijama
    • Npr: plaćeno, neplaćeno, potrebno izaći na teren
Program za arhiviranje predmeta
Arhiva sve dokumentacije vezane za predmet

PRETRAGA

Pretraga predmeta moguća je po svim poljima što znači da lako možete pronaći sve predmete kombinirajući polja. Na primjer, tražim sve predmete koji:

  •  su u tijeku obrade
  • za koje je zadužen određeni zaposlenik
  • gdje je površina objekata točno određena

U par klikova možemo doći do premeta i svih priloga.

JEDNOSTAVNA PRETRAGA ŠTEDI VAŠE VRIJEME „KOPANJA“ PO REGISTRATORIMA I LISTANJA PO DOKUMENTIMA.

Jednostavna pretraga
Baza predmeta

PRILAGODBA

InDMS program prilagodljiv je svakom korisniku na način da Vi odredite polja pomoću kojih želite opisati određeni predmet. Što znači ako je u predmetu bitno upisivanje katastarske čestice ili katastarske općine polja se mogu dodati jednostavno i brzo.

Prilagodba
Prilagodba

PROGRAM SE PRILAGOĐAVA VAMA, A NE VI PROGRAMU

/0 Comments/by