Automatizacija likvidacije ulaznih računa

Likvidacija ulaznih računa traje dugo? Ne znate tko je odobrio račun? Gubite ulazne račune?

Bez obzira na veličinu poduzeća likvidacija ulaznih računa je izazov. Proces je kompleksan jer je potrebna sinkronizacija zaposlenika iz različitih odjela i različitih funkcija koji su na različitim lokacijama. Svaki zaposlenik u procesu poznaje svoju domenu aktivnosti:

  • od koga može dobiti račun
  • što mora napraviti s njim i
  • kome ga mora proslijediti

Najveći posao je automatizacija i snimka procesa, jer niti jedan zaposlenik ne poznaje cjeloviti proces od početka do kraja sa svim njegovim mogućim varijacijama tijeka.

Cilj automatizacije procesa likvidacije ulaznih računa je snimiti trenutno stanje ručne distribucije između zaposlenika, optimizirati proces i kreirati digitalni sustav likvidacije. Svrha je automatizirati proces, ostvariti uštede i što je najbitnije uštediti vrijeme rukovodećem kadru. Ako uštedimo pola sata ključnim osobama dnevno naša misija je ispunjena.

U nastavku ćemo objasniti problematiku koja se javlja kod većine poduzeća i rješenje kako digitalna likvidatura ulaznih računa mora funkcionira.

automatizacija ulaznih računa
Unos ulaznog računa

Problemi:

Ne zna se kada je račun došao u firmu
Račun nema ulazni broj
Račun se duplo zaprimi
Račun se zaprimaju na mail pojedinog zaposlenika
Račun beskonačno kruži po poduzeću
Dostava računa udaljenim odjelima
Račun „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
Račun je neispravan (npr. krvi OIB). Traži se dorada računa od dobavljača pa se cjelokupni proces likvidature ulaznih računa ponavlja
Račun dođe u računovodstvo = ne zna se tko je odgovoran za njega pa se redom zovu odjeli
 Zna se da je račun ušao u poduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“

Kako u većini poduzeća funkcionira likvidacija ulaznih računa?

1. Račun dolazi do tajnice: mailom, faxom, poštom ili u digitalnom obliku. Tajnica otvara račune i raspoređuje ih po kutijama (nabava, uprava, računovodstvo, marketing i IT, tehnički odjel...)
2. Par puta dnevno tajnica dostavi račune po odjelima ili ih zaposlenici sami pokupe
3. Osobe zadužene za likvidaciju ulaznih računa pregledaju račun, potpišu se na njega ili ga pošalju drugom likvidatoru na uvid
4. Nadređeni ili drugi likvidatori pregledaju ulazni račun, potpišu ga, dodaju mjesto troška i šalju ih prema upravi
5. Uprava fizički zaprimi nekoliko desetaka ulaznih računa. Pregleda ih (ili preleti), potpiše i može ih odobriti ili vratiti likvidatoru
6. Račun dolazi u računovodstvo gdje se knjiži

Skeniranje ulaznih računa

Kako treba funkcionirati proces likvidacije ulaznih računa?

1. Tajnica sve račune zapisuje unosi u bazu ulazne pošte (Hivergen IPA). Uz skeniranje ulaznog računa dodaje osnovne podatke poput:

  • Naziv dobavljača i iznos
  • Broj i datum računa
  • Šalje ga na preraspodjelu

Digitalni račun cirkulira po firmi, a fizički automatski idu u računovodstvo
2. Ovisno o vrsti računa ili dobavljača proces likvidacije ulaznih računa ide automatski prema određenoj osobi ili odjelu
3. Likvidacija ulaznih računa se pojednostavljuje tako da se likvidatoru prikažu samo podaci koji su mu bitni, a obavezno mora popuniti podatke poput:

  • Narudžbenica ili ugovor
  • Mjesta troška
  • Potpis likvidatora (prema zakonu o računovodstvu)

4. Uprava dobiva digitalni računa sa svim popratnim informacija koje su potrebne odobrenje računa.

  • Od koga je račun i koliki je iznos
  • Tko i kada je pregleda i odobrio račun
  • Po kojoj narudžbenici ili ugovoru je stigao
  • Odobrava račune na klik

5. Računovodstvo dobiva račune koji su provjereni, potpisani i povezani s drugim poslovnim dokumentima.

Korisnici našeg modula za ulazne račune:
Gumiimpex GRP d.d., Roto dinamic d.o.o. Agrokor, Lukoil Croatia d.o.o., Salvus d.o.o., Ljekarne Švaljek, Varaždinska županija, Komunalne usluge Cres Lošinj d.o.o., Ivero d.o.o., Vodoopskrba i odvodnja Cres Lošinj d.o.o.

Prednosti

  • Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
  • Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
  • Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
  • Uvid u tijek svakog pojedinog računa
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
  • Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
  • Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
  • Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune

Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeća je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.
Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).

Analiza ugovora

Neke od funkcija modula za likvidaturu ulaznih računa su:

  • Skeniranje ulaznih računa (pojedinačno i masovno)
  • Automatika dodijele jedinstvenog ulaznog broja
  • OCR funkcionalnost
  • Raspodjela po mjestima troška
  • Sprečavanje duplog unosa
  • Brzo odobravanje jednim klikom
  • Prva pristupa prema vrsti, statusu i iznos za odjele i zaposlenike
  • Sinkronizacija s ERP-om i računovodstvenim sustavima
  • Workflow – ciljana prilagodba procesa svakom korisniku
  • Zbirno odobravanje
  • Uvid u ugovor i analiza troškova
  • Polja za pretraživanje: datum unosa, partner, datum računa, valuta, unio, likvidatori i potpis, napomene, barcode broj, status, mjesta troška, vezani ugovori, vezana narudžbenica, vezani zahtjev za naručivanje, primka, otpremnica, šifra registratora, lokacija u arhivi, markice, rok obrade, napomene i sl.