Uvođenje modula Urudžbeni zapisnik u Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska – Ozalj

urudžbeni zapisnik

Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska-Ozalj, kako bi zadovoljilo zakonski propisanu “Uredbu o uredskom poslovanju”, uvelo je modul Urudžbeni zapisnik sustava Hivergen radi unaprjeđenja administrativnih procesa. Ovaj korak omogućuje efikasnije vođenje urudžbenog poslovanja, olakšavajući praćenje i organizaciju pristiglih dokumenata te predstavlja korak naprijed prema modernizaciji i optimizaciji administrativnih procesa u učilištu.

Pučko otvoreno učilište – Katarina Zrinska – Ozalj

Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska – Ozalj je kulturna, prosvjetna i informativna ustanova, osnovana od strane Grada Ozlja u studenom 1997. godine. Na engleskom nosi naziv People’s open university Katarina Zrinska- Ozalj, a sjedište mu je u Kolodvorskoj cesti 1A, u Ozlju.

Učilište obavlja djelatnosti odgoja i obrazovanja odraslih, organizacije tečajeva i radionica, organizacije kazališnih, glazbenih, estradnih, filmskih i drugih kulturno-umjetničkih programa, prikazivanja filmova, poticanja audiovizualne kulture i stvaralaštva, proizvodnje audiovizualnih djela, organizacije seminara, predavanja, tečajeva, radionica i stručnih skupova i nakladničke djelatnosti.

Rad Učilišta je javan i služi potrebama ljudi u zajednici.

PROBLEMATIKA I ZAHTJEVI

Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska-Ozalj kao i mnoga javno pravna tijela (JPT) od 1. siječnja 2023. godine sukladno novoj uredbi “Uredba o uredskom poslovanju” bilo je primorano implementirati digitalni urudžbeni zapisnik. Prethodno je vođena fizička Knjiga Urudžbeni zapisnik koja nije omogućavala automatizaciju formiranja urudžbenih brojeva te klasa predmeta.

Prije uvođenja digitalnog sustava za upravljanja dokumentima, sva dokumentacija se vodila u papirnatom obliku, što je znalo prouzročiti zametanje važne dokumentacije te znatno produljivalo proces traženja i pretraživanja dokumenata.

urudžbeni zapisnik

RJEŠENJE

Uvođenjem modula Urudžbeni zapisnik sustava Hivergen u Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska-Ozalj u potpunosti je zadovoljena “Uredba o uredskom poslovanju” te je dodatno pojednostavljen proces urudžbiranja uz pomoć automatskog formiranja klasa i urudžbenih brojeva.

Zamjenom fizičkog prijemnog štambilja s digitalnim prijemnim štambiljem spriječeno je nepotrebno printanje svih ulaznih digitalnih dokumenata te njihovo ponovno skeniranje.

Implementacijom sustava Hivergen ostvareno je jednostavno i brzo pretraživanje dokumentacije prema ključnim riječima, klasi, urudžbenom broju i svim ostalim metapodacima, što za uzvrat omogućava transparentnost i olakšanu kontrolu nad svom dokumentacijom.

urudžbeni zapisnik

urudžbenog zapisnika, urudžbeni zapisnik

Trajanje implementacije

Od potpisa ugovora do samostalnog rada – nekoliko dana

Na jednak način možemo poboljšati i Vaše uredsko poslovanje.

 

KONTAKTIRAJTE NAS
/0 Comments/by

Hivergen predstavljen na 9. Liderovoj Smart cities konferenciji

Završila je 9. Liderova Smart cities konferencija na zagrebačkom velesajmu na kojoj smo predstavili naš sustav HIVERGEN, koji osim DMS-a, BPM-a i BI-ja za tvrtke svih veličina, nudi i efikasno upravljanje dokumentima u javnim ustanovama.
Hivergen GDMS – Uredsko poslovanje namijenjeno je županijama, gradovima, obrazovnim ustanovama, školama, agencijama, ministarstvima, zavodima, arhivima…  Za sve ustanove koje žele ubrzati proces obrade dokumentacije, zaprimanja i izdavanja dokumenata.
  • Evidentiranje i upravljanje dokumentima u javnopravnim tijelima
  • Centralna digitalna arhiva svih dokumenata
  • Verzioniranje digitalnih privitaka prilikom uređivanja
  • Brzo i efikasno pretraživanje
  • Interno slanje predmeta i dokumenata
  • Prilagodljiva početna stranica s važnim i aktualnim informacijama (primljeni dokumenti, poruke, zadaci i bilješke)
  • Mogućnost povezivanja, integracije i sinkronizacije s drugim sustavima

hivergen

hivergen

hivergen

hivergen

/0 Comments/by

Sustav za dokumente u javnim ustanovama neizbježan je! Jednostavno ga odaberite!

Upravljanje dokumentima jedan je od najvećih izazova s kojima se susreću brojne javne ustanove. Jednostavno arhiviranje dokumenata u papirnatom obliku i kasnije pokušavanje lociranja dokumenata veliki su gubici produktivnosti, dok neprestano trošenje novca na papir i tintu dodatno opterećuje vaš proračun. A tu je i činjenica da je sada elektronički sustav za dokumente u javnim ustanovama zakonska obaveza – od 1. siječnja 2023. sva javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama nove Uredbe, dužna su ga implementirati!

Novom Uredbom o uredskom poslovanu veliki naglasak stavlja se na digitalizaciju. Najbitnija novost i ujedno suština nove Uredbe uvođenje je informacijskog sustava uredskog poslovanja – sustava pomoću kojeg će obveznici primjene propisa o uredskom poslovanju upravljati dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima uključujući: izradu dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela.

U svemu navedenom može vam pomoći HIVERGEN – sustav za upravljanje dokumentima koji omogućuje potpuno sigurno pohranjivanje svih vaših dokumenata na sigurnom poslužitelju tako da im je uvijek lako pristupiti i potpuno ih je jednostavno pretraživati, štedeći vam vrijeme na arhiviranju i novac na troškovima papira.

sustav za dokumente u javnim ustanovamasustav za dokumente u javnim ustanovamasustav za dokumente u javnim ustanovamasustav za dokumente u javnim ustanovama

Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja
  • I još mnogo toga (u skladu s vašim potrebama)…

Želite isprobati kako informacijski sustav HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

KONTAKTIRAJTE NAS
/0 Comments/by

Digitalizacija javnih ustanova koju propisuje zakon – jeste li spremni?

digitalizacija, digitalizacija javnih ustanova, javne ustanove,

Digitalizacija pred vratima! Najkasnije do 1. siječnja 2023 sva javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama nove Uredbe, dužna su ga implementirati!

Sustav za upravljanje dokumentima (DMS) sve je kritičniji dio svakog poslovanja u današnjoj digitalnoj eri (sve šira digitalizacija), a to vrijedi i za javnopravna tijela. Primjerice, svaka javna ustanova izrađuje i obrađuje mnoštvo izvješća, računa, upisnih obrazaca, podataka… Ručna obrada i održavanje papirnatih dokumenata problemi su koji troše vrijeme i novac – dva resursa kojih, čini se, nikada nemamo dovoljno. A tu su i propisi koji zahtijevaju usklađenost.

     1. srpnja 2021. godine Vlada Republike Hrvatske donijela je Uredbu o uredskom poslovanju kojom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave, a primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te svih javnopravnih tijela – drugim riječima potpuna digitalizacija poslovanja!

Novom Uredbom veliki naglasak upravo ima digitalizacija! Najbitnija novost i ujedno suština nove Uredbe uvođenje je informacijskog sustava uredskog poslovanja – sustava pomoću kojeg će obveznici primjene propisa o uredskom poslovanju upravljati dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima uključujući: izradu dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela.

Osim toga, napomenimo da će prema novoj Uredbi javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljati primarno elektroničkim putem. Tako međusobna komunikacija dobiva novu dimenziju te se kao takva potpuno mijenja jer se uvodi nova generacija dokumentacije – dokumentacija koja fizički ne postoji. Također, potpuno se redefinira sam postupak potpisa te se stavlja naglasak na elektronički potpis.

digitalizacija, digitalizacija javnih ustanova, javne ustanove,

     S tehničke strane, Uredba propisuje da svi službenici moraju imati pristup informacijskom sustavu koji postaje temelj rada svakog javnopravnog tijela. Pojednostavljeno, unutar informacijskog sustava treba, uvjetno rečeno, napraviti presliku zaposlenika gdje će se sve pratiti, ovjeravati, pratiti rokovi i sl. Svaki zaposlenik će imati digitalnu reprezentaciju unutar sustava i nitko neće biti izuzet iz toga (potpuna digitalizacija).

Važno je napomenuti da su obveznici primjene nove Uredbe (javnopravna tijela: tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravne osobe s javnim ovlastima), koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama nove Uredbe, dužni taj sustav uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2023.

Zato digitalizacija i implementacija jedinstvenog digitalnog sustava za pohranu dokumentacije više nisu izbor, već je prioritet svake javne ustanove!

 

Kako Hivergen GOV može pomoći?

    Digitalizacija uz pouzdanog partnera! Hivergen sustav digitalizira uredsko poslovanje i olakšava vođenje dokumenata u potpunosti je usklađen sa Uredbom o uredskom poslovanju te ispunjava sve potrebne zahtjeve i obaveze koje imaju javne institucije.

Hivergen GOV omogućuje jednostavnu distribuciju dokumentacije što je javnim institucijama prijeko potrebno. Omogućuje se službeno dodjeljivanje oznaka poput urudžbenog broja i klasa. Također, nema posebnih papira niti štambilja već se sva potrebna dokumentacija generira u Hivergen GOV sustavu prema predlošku (neovisno o tome da li se radi o zaprimljenom dokumentu ili slanje neke potvrde). Uz navedeno, Hivergen GOV omogućuje evidentiranje izlazne pošte te je prilagođen sustavu Hrvatske pošte i omogućava kreiranje i vođenje raznih vrsta evidencija. Nije potrebno voditi poštansku knjigu već se preko Hivergena prebacuju potrebni podaci.

digitalizacija

     Važnost Hivergen GOV sustava je upravo to što ga koriste svi zaposlenici koji rade na određenim dokumentima te je iznimno olakšana distribucija istih. Nadređeni imaju preglednost rada te im je omogućena raspodjela zadataka između zaposlenika. Kvalitetna organizacija rada, uz Hivergen GOV sustav doseže vrhunac, a smanjuje se vrijeme pretraživanja dokumenata dok su sve informacije dostupne kada su potrebne. Olakšana je i evidencija jer se podaci ne unose više puta pa se samim time kvalitetnije iskorištava raspoloživo radno vrijeme.

Uvođenjem Hivergen GOV sustava ostvaruju se prednosti:

  • Mogućnost automatskog ispisa pismena, adresa, ispisnih kuverti
  • Olakšano izdavanje potvrda uz automatsku evidenciju
  • Omogućuje se vođenje evidencije prema arhivskim propisima
  • Jednostavna i brza distribucija dokumentacije
  • Digitalizirano vođenje urudžbenog zapisnika
  • Brži unos dokumenata
  • Nemogućnost duplog unosa podataka i informacija

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

KONTAKTIRAJTE NAS
/0 Comments/by

Urudžbiranje: saznajte kako dokumenate urudžbirati na jednostavan i brz način…

A otkrit ćemo i koje su prednosti digitalnog ureda / e-pisarnice koji omogućuje lako urudžbiranje

 

urudžbiranje

Uz različita svakodnevna tehnološka rješenja, i digitalno urudžbiranje dokumenata olakšava i poboljšava poslovanje. Naravno – samo onda kada imate ispravno rješenje za to.

Digitalizacija poslovanja omogućuje odjelima lokalne i regionalne samouprave, kao i javnih ustanova, da poboljšaju svoju produktivnost i prepoznaju jednostavnije načine poslovanja.

Prednosti digitalnog ureda / e-pisarnice

Pohrana i upravljanje dokumentima
Pohrana dokumenata uključuje važne i povjerljive uredske dokumente i zapise, dok upravljanje datotekama i dokumentima nudi strateške prednosti upravljanja pohranjenim podacima i informacijama. Kada su u pitanju jedinice lokalne samouprave i javne ustanove – to znači jednostavan pristup apsolutno svim podacima i dokumentaciji te nadziranje i kontroliranje različitih projekata i aktivnosti unutar ureda putem elektroničkog sustava upravljanja.

Razmjena podataka
Slanje datoteka ili razmjena podataka ili informacija između jednog ili više djelatnika te nadređenih je veoma jednostavno. Svi podaci i informacije, uključujući tekstualne dokumente, prezentacije, proračunske tablice i slike mogu se poslati u stvarnom vremenu u roku od nekoliko sekundi. To zaposlenicima svih odjela omogućuje suradnju, razmjenu i upravljanje dokumentima u stvarnom vremenu i povećava njihovu produktivnost.

Ušteda vremena i resursa te smanjenje troškova
Digitalizacija ureda omogućava uštedu vremena i novca. Time se pojednostavljuju i automatiziraju složeni zadaci, koji su ranije zahtijevali poseban resurs i mnogo vremena.

HIVERGEN GOV  je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima posebno prilagođen državnim vlastima,  lokalnoj samoupravi i javnim ustanovama, koji kombinira klasično upravljanje dokumentima i osnovne funkcije upravljanja.

Na potpuno jednostavan način – kroz bolju integraciju i međusobnu suradnju svih odjela omogućit ćemo vam jednostavnije, modernije i pouzdanije upravljanje dokumentima.

urudžbiranje

 

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

urudžbiranje

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

KONTAKTIRAJTE NAS

/0 Comments/by

Upravljanje dokumentima (i urudžbiranje) u javnim ustanovama

,

upravljanje dokumentima, urudžbiranje

Sustav za upravljanje dokumentima je alat za organizaciju i upravljanje informacijama (pa tako i urudžbiranje), ali djeluje i kao katalizator za upravljanje znanjem i kontinuirano usavršavanje. Oni također znači lakši i efikasniji posao javnoj upravi, jer je olakšan put do raznih informacija, svima onima kojima su potrebne.  

Nove tehnologije u organizacijama, kao što je sustav za upravljanje dokumentima,  omogućavaju lakše praćenje procesa koji se događaju te time kvalitetnije i učinkovitije usluge. Implementacijom informacijskih tehnologija u javne uprave doprinosi se ubrzanju procesa donošenja odluka, transparentnosti javnih servisa i usluga te omogućava jednostavnu komunikaciju sa tijelima javne uprave. Na ovaj način može se korisnicima javnih usluga pružiti brzu i pouzdanu informaciju u kratkom vremenu.

Ciljevi elektroničkog sustava upravljanja dokumentima u javnom sektoru

Danas se teži tome da se sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima (DMS sustavi) i zapisima uspješno implementiraju u što više javnih organizacija; na lokalnoj, regionalnoj, nacionalnoj i međunarodnoj razini, značajno doprinoseći postizanju sljedećih ciljeva:

Optimizacija administrativne obrade. Administrativni postupci koji su na papiru trajali danima, tjednima ili čak mjesecima su sada pojednostavljeni i puno brži. Korisnici mogu izvršiti svoje poslovne procese za nekoliko minuta, a ljudske su pogreške svedene na minimum.

Standardizacija upravnih dokumenata. Dokumenti koji su u početku imali svoje značenje sada bi mogli postati beskorisne datoteke. Trebalo bi ih dalje razviti ili ih proglasiti zastarjelima kako bi se promicalo učinkovitije i korisnije upravljanje sadržajem za online javnu upravu.

Organizacija administrativne dokumentacije. Sustav upravljanja dokumentima jamči primjenu dogovorenih kriterija, umetanje ili stvaranje dokumenata kao rezultat aktivnosti nekog javnog tijela. Sustav zna razinu koja odgovara svakom dokumentu, te jamči sigurnost podataka i primjenu politike privatnosti osobnih podataka.

Provedba postupaka za zaštitu papirnatih i elektroničkih dokumenata i mogućnost analize. Osobe koje nadziru i upravljaju dokumentima i zapisima mogu provesti iscrpnu analizu vrsta dokumenata koje imaju, zahvaljujući sustavu za upravljanje dokumentima. Oni također mogu generirati brojne važne statističke podatke.

Sustav koji automatizira uredsko poslovanje i olakšava vođenje dokumenata

U potpunosti usklađen s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen GOV sadrži brojne funkcionalnosti te tako ispunjava sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju javne institucije.

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

upravljanje dokumentima, urudžbiranje

Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

KONTAKTIRAJTE NAS
/0 Comments/by

Urudžbiranje u obrazovnim institucijama može biti jednostavno!

e-Pisarnica i urudžbiranje dokumenata

Prema Uredbi o uredskom poslovanju, obrazovne ustanove obvezne su pravilno postupati s pismenima i dokumentima, njihovom obradom i evidentiranjem. Takav postupak, i općenito urudžbiranje, može biti komplicirano i zbunjujuće za većinu zaposlenika.

No, to ne mora biti tako!

 

 

Hivergen GOV automatizira uredsko poslovanje, olakšava vođenje dokumenata i urudžbiranje.

Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen GOV sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju obrazovne institucije, od osnovnih, srednjih i umjetničkih škola do fakulteta, veleučilišta pa čak i vrtića.

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

Proces urudžbiranja dokumenata

Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

KONTAKTIRAJTE NAS
/0 Comments/by

Lako digitalizirajte gradsku upravu – uz pouzdan program za urudžbiranje

,

Živimo u digitaliziranom svijetu. Uz različita svakodnevna tehnološka rješenja, tu je i digitalizacija dokumenata olakšava i poboljšava poslovanje. Naravno – samo onda kada imate ispravno rješenje za to.

Digitalizacija poslovanja omogućuje poslovnim organizacijama te lokalnoj samoupravi da poboljšaju svoju produktivnost i prepoznaju jednostavnije načine poslovanja s dobiti.

Prednosti digitalnog ureda / e-pisarnice

Pohrana i upravljanje dokumentima
Pohrana dokumenata uključuje važne i povjerljive uredske dokumente i zapise, dok upravljanje datotekama i dokumentima nudi strateške prednosti pojednostavljivanjem upravljanja pohranjenim podacima i informacijama. Omogućena je digitalna pohrana dokumenata kao nadogradnja zaprimanja, cirkulacije i otpreme dokumenata.
Kada je u pitanju javna uprava – to znači jednostavan pristup apsolutno svim podacima i dokumentaciji te nadziranje i kontroliranje različitih projekata i aktivnosti unutar ureda putem elektroničkog sustava upravljanja.

Razmjena podataka
Razmjena pohranjenih ili obrađenih dokumenata i informacija također je važan sastavni dio elektroničkog uredskog poslovanja /e-pisarnice. Slanje datoteka ili razmjena podataka ili informacija između jednog ili više djelatnika te nadređenih je veoma jednostavno. Svi podaci i informacije, uključujući tekstualne dokumente, prezentacije, proračunske tablice i slike mogu se poslati u stvarnom vremenu u roku od nekoliko sekundi.
To zaposlenicima svih odjela Gradske uprave omogućuje suradnju, razmjenu i upravljanje dokumentima u stvarnom vremenu i povećava njihovu produktivnost.

Točnost
Računalni sustavi iznimno su učinkoviti nakon što se program podesi prema točno određenim potrebama, a to može pomoći u dobivanju 100% točnih informacija u svakodnevnim poslovnim procesima. Primjena naprednog softvera za automatizaciju poslovanja smanjuje vjerojatnost pogreške, što je u današnje vrijeme itekako važno.

Ušteda vremena i resursa te smanjenje troškova
Digitalizacija ureda omogućava uštedu vremena i novca. Time se pojednostavljuju i automatiziraju složeni zadaci, koji su ranije zahtijevali poseban resurs i mnogo vremena. Budući da je svaki poslovni proces automatiziran, nije potrebno ulagati mnogo u unajmljivanje novih resursa za brigu o tim zadacima, koje je lako izvršiti pomoću sustava za automatizaciju ureda.

HIVERGEN GOV…

… je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima posebno prilagođen državnim vlastima i lokalnoj samoupravi, koji kombinira klasično upravljanje dokumentima i osnovne funkcije upravljanja.

Na potpuno jednostavan način – kroz bolju integraciju i međusobnu suradnju svih odjela Gradske uprave, omogućit ćemo vam jednostavnije, modernije i pouzdanije upravljanje dokumentima.

Hivergen gov infografika

Prednosti korištenja Hivergen GOV sustava:

Za sve korisnike dokumentacije

  • Digitalni urudžbeni zapisnik
  • Skeniranje i upload postojećih dokumenata
  • Dostupnost predmeta prema pravima
  • Baza dokumenata na jednom mjestu
  • Lako pretraživanje predmeta
  • Jednostavno korištenje

Za djelatnike pisarnice

  • Automatska dodjela rednog broja – KLASA i URBROJ
  • Ispis naslovnice
  • Ispis knjige upisnika

Za gradonačelnike/pročelnike

  • Brza komunikacija
  • Laka raspodjela predmeta
  • Smanjenje troškova
  • Brže donošenje rješenja i odluka

Prednosti koristenja Hivergen GOV

Kontaktirajte nas

/by

e-Pisarnica – urudžbiranje dokumenata na jednostavan i brz način

, ,

Digitalna arhiva dokumenata i predmeta i E-pisarnica

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira  na najefikasniji mogući način.

Znate li uopće pravilno urudžbirati dokumente?

Pravilno urudžbiranje dokumenata kreće od obavezne Uredbe o uredskom poslovanju, namjenjene tijelima državne uprave, jedinicama lokalne i područne samoupravne i ostalima. Međutim, kako pravilno urudžbirati dokumente, još je uvijek nedovoljno jasno. Kako bi olakšali urudžbiranje dokumenata, razvijen je Hivergen GOV modul.


Hivergen gov

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira na najefikasniji mogući način.Hivergen GOV modul je dio Hivergen sustava koji se koristi kao:

DIGITALNA ARHIVA DOKUMENATA
Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako i brzo pronaći
Svaka informacija potrebna zaposlenicima u radu je točna i odmah dostupna, a rezultat je bolja i brža usluga.

e-PISARNICA
Lako i jednostavno vođenje dokumenata i predmeta, prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu
Podaci se u sustav unose samo jednom, a kasnije se koriste za izradu akata prema podnositelju

Svrha Hivergena je brzi dolazak do informacija, kao i njihova jednostavna dostupnost.

Za sva pitanja tu smo za vas. Kontaktirajte nas putem kontakt forme:

/by

Radionica u Krapini – Pravilno urudžbiranje dokumenata

Posljednja ovogodišnja radionica za pravilno urudžbiranje dokumenata održana je u četvrtak 22. studenog 2018. godine u Krapini. Na radionici je sudjelovalo više od 20-tak zainteresiranih djelatnika u javnim ustanovama te udrugama. Uz dobru diskusiju i predavanje, uspješno smo odradili i ovu radionicu te smo izrazito zadovoljni.Također, zahvalili bih svima sudionicima na sudjelovanju.

Radionica u Krapini

/by