Stvaraju li ulazni računi i Vama probleme?

Ulazni računi često predstavljaju velik problem u poslovanju zbog složenosti procesa obrade ulaznih faktura. Javljaju se problemi kao što je gubljenje računa, odsutnost potpisnika iz ureda, dvostruko urudžbiranje i slično. Kako bi izbjegli probleme prilikom obrade ulaznih računa potrebno je napraviti snimku procesa OBRADE ULAZNIH RAČUNA.

Jednostavna metoda snimke procesa

Samu snimku najbolje će napraviti učesnici u procesu obrade ulaznih računa na sljedeći način:

– odaberite nekoliko ulaznih računa uz koje će te priložiti prazan papir na koji će svi učesnici u procesu pisati što su radili oko tog ulaznog računa i kada su to radili

Nakon što završi proces obrade ulaznih računa, prilozi računu izgledat će otprilike ovako:

Prilog računu br. 01/2013

25.4.2013. 08:00

Tajnica

Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/001), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za nabavu proslijedila sam ga voditeljici nabave.
30.4.2013. 14:00Voditeljica nabaveOdredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00Referent nabavePregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ugovora na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa veći od 10.000 kn poslao sam ga voditelju nabave na odobrenje.
7.5.2013 14:00Voditeljica nabaveOdobrila sam račun i proslijedila u računovodstvo.
7.5.2013 14:00Referent računovodstvaRačun je ispravan, ima sve potpise te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 02/2013

26.4.2013. 08.00TajnicaZaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/002), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za prodaju proslijedila sam ga voditeljici prodaje.
29.4.2013. 14:00Voditeljica prodajeOdredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00Referent prodajePregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ponude na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa manji od 10.000 kn poslao sam ga u računovodstvo.
7.5.2013 14:00Referent računovodstvaRačun je ispravan, potpisan te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 03/2013

25.4.2013. 08:00TajnicaZaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/003), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za računovodstvo proslijedila sam ga u računovodstvo.
18.5.2013 11:00Referent računovodstvaRačun je ispravan, proknjižio sam ga i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Nakon detaljne analize procesa obrade ulaznih računa može se stvoriti shema tijeka procesa obrade ulaznih računa.

Sada imate jasnu sliku rada Vaše organizacije u procesu obrade ulaznih računa i možete krenuti u optimizaciju i poboljšanje procesa. U tome Vam može pomoći inDMS, odnosno sustav za upravljanje dokumentima. Uloga sustava za upravljanje dokumentima je dostaviti potrebne podatke do osobe koja će na temelju njih obaviti svoj posao i proslijediti rezultat svog rada sljedećoj osobi u procesu, u ovom slučaju procesu obrade ulaznih računa.

You must be logged in to post a comment.