Posts

Planiranje i odobravanje putnih naloga

Imate problema s planiranjem i odobravanjem putnih naloga, a vrijeme putovanja je sve bliže?

Pronađite put s Hivergenom

Putni nalozi

Kome je namijenjen modul putnih naloga?

Organizacije čiji zaposlenici puno putuju generiraju veliku količinu putnih naloga i popratne dokumentacije. Pri tome se često događaju pogreške poput:

  • duplo isplaćenih naknada
  • slabo optimiziranih putovanja
  • gubljenje dokumenata

Sve to rezultira neredom u organizaciji koji troši vrijeme i resurse organizacije. Upravo zato je modul za upravljanje putnim nalozima namijenjen organizacijama da bi im olakšao organiziranje poslovnih putovanja, pregled dokumenata i realizaciju troškova.


Upravljanje putnim nalozima

Prednosti modula za upravljanje putnim nalozima

Upravljanje putnim nalozima donosi organizacijama:

  •  optimizaciju putovanja i lakše upravljanje resursima
  • upravljanje procesom odobravanja poslovnog puta
  • jednostavnu rezervaciju prijevoznog sredstva
  • pregled svih putnih naloga koji se nalaze na jednom mjestu
  • uključivanje svih učesnika u proces, od inicijatora putovanja pa do voditelja, blagajnika, uprave i računovodstva
  • programsko rješenje koje se prilagođava željenom načinu obrade putnih naloga

Procesno upravljanje pojednostavljuje i olakšava rukovanje putnim nalozima

Svaki putni nalog prolazi svoj životni ciklus kroz organizaciju od inicijacije puta, preko odobravanja ili odbijanja puta, do dostave dokumentacije i izračuna nastalih troškova. U tom procesu važna je preglednost da bi se izbjegle pogreške poput slabe optimiziranosti poslovnih putovanja, nejasni planovi puta zaposlenika i nepotrebni troškovi.

U sustavu Hivergen lako je vidljivo tko je trenutno na poslovnom putovanju, tko planira putovanje i kada ili u kojoj fazi se nalazi putni nalog. Sve je to popraćeno potrebnim informacijama da bi upravljanje putnim nalozima bilo što jednostavnije i preglednije.

Workflow za putne naloge

/by

Stvaraju li ulazni računi i Vama probleme?

Ulazni računi često predstavljaju velik problem u poslovanju zbog složenosti procesa obrade ulaznih faktura. Javljaju se problemi kao što je gubljenje računa, odsutnost potpisnika iz ureda, dvostruko urudžbiranje i slično. Kako bi izbjegli probleme prilikom obrade ulaznih računa potrebno je napraviti snimku procesa OBRADE ULAZNIH RAČUNA.

Jednostavna metoda snimke procesa

Samu snimku najbolje će napraviti učesnici u procesu obrade ulaznih računa na sljedeći način:

– odaberite nekoliko ulaznih računa uz koje će te priložiti prazan papir na koji će svi učesnici u procesu pisati što su radili oko tog ulaznog računa i kada su to radili

Nakon što završi proces obrade ulaznih računa, prilozi računu izgledat će otprilike ovako:

Prilog računu br. 01/2013

25.4.2013. 08:00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/001), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za nabavu proslijedila sam ga voditeljici nabave.
30.4.2013. 14:00 Voditeljica nabave Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00 Referent nabave Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ugovora na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa veći od 10.000 kn poslao sam ga voditelju nabave na odobrenje.
7.5.2013 14:00 Voditeljica nabave Odobrila sam račun i proslijedila u računovodstvo.
7.5.2013 14:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, ima sve potpise te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 02/2013

26.4.2013. 08.00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/002), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za prodaju proslijedila sam ga voditeljici prodaje.
29.4.2013. 14:00 Voditeljica prodaje Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00 Referent prodaje Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ponude na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa manji od 10.000 kn poslao sam ga u računovodstvo.
7.5.2013 14:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, potpisan te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 03/2013

25.4.2013. 08:00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/003), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za računovodstvo proslijedila sam ga u računovodstvo.
18.5.2013 11:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, proknjižio sam ga i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Nakon detaljne analize procesa obrade ulaznih računa može se stvoriti shema tijeka procesa obrade ulaznih računa.

Obrada ulaznih računa

Sada imate jasnu sliku rada Vaše organizacije u procesu obrade ulaznih računa i možete krenuti u optimizaciju i poboljšanje procesa. U tome Vam može pomoći inDMS, odnosno sustav za upravljanje dokumentima. Uloga sustava za upravljanje dokumentima je dostaviti potrebne podatke do osobe koja će na temelju njih obaviti svoj posao i proslijediti rezultat svog rada sljedećoj osobi u procesu, u ovom slučaju procesu obrade ulaznih računa.

/0 Comments/by

Potpisivanje i odobravanje računa u 2 klika

Kako pregledati i odobriti sve račune u nekoliko klikova?

Jednostavno, DMS modul za obradu ulaznih računa od sada Vam omogućuje da brzo i efikasno pregledate, potpišete i odobrite Vaše račune. Sa samo nekoliko klikova mišem račun zaprimljen prolazi od osobe koja je zaprimila i urudžbirala račun do uprave koja u konačnici odobrava ili ne odobrava račun. U nastavku možete pogledati naš najnoviji video uradak te saznati kako to u praksi izgleda.

  1. Korak: Zaprimanje i urudžbiranjeOsoba koja zaprima račun unosi ga u sustav koji mu automatski dodijeljuje urudžbeni broj, unosi partnera ili dobavljača, iznos te nadležan odjel kojem ga jednim klikom proslijeđuje.
  2. Korak: LikvidaturaZaposlenik koji obavlja posao likvidature automatski dobiva obavijest o zaprimljenom računu, pregledava ga u sustavu te, ako je potrebno, dodaje bilješku kao prilog računu. A sa samo 2 klika mišem potpisuje i odobrava račun koji se automatski proslijeđuje upravi na konačno odobrenje.
  3. Korak: Odobrenje UpraveUprava dobiva obavijest o računima koje je potrebno pregledati i odobriti te ukoliko je sve u redu sa 2 klika mišem potpisuje i odobrava račune. Čime završava proces odobravanja računa.
/0 Comments/by