Posts

Vjerovali ili ne, upravljanje ulaznim računima može biti jednostavno i transparentno

Bez obzira na veličinu poduzeća, odobravanje ulaznih računa je izazov. Proces je dovoljno dugotrajan pa nije potrebno da nepravilno odobravanje ulaznih računa uzrokuje dodatne probleme.

Novi Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15) koji je stupio na snagu prije nešto više od dvije godine obvezuje sva poduzeća da svi ulazni računi moraju biti isprintani, prekontrolirani i potpisani te nakon toga poslani u računovodstvo na obradu. Proces obrade ulaznih računa uključuje zaprimanje, kontrolu, obradu, knjiženje i arhiviranje računa. Ukoliko ste i sami dio tog procesa, sasvim sigurno ste se susreli sa situacijama kada su vam ulazni računi oduzeli podosta vremena i živaca. A da ne govorimo o obradi nekoliko desetaka ili stotina ulaznih računa na dan. Zašto ne biste obradili račune na jednostavan način i imali pregledan uvid do kojeg možete doći u nekoliko koraka?

Gdje, kome, kada?

Proces obrade ulaznih računa na prvi pogled djeluje vrlo jednostavno: administrator/ica zaprimi račune, dostavi ih po odjelima gdje likvidatori pregledaju, popune i potpišu račune te ih šalju prema upravi. Nakon pregleda, potpisivanja i odobrenja računa, šalju se na knjiženje u računovodstvo. Međutim, u takvom procesu je vrlo vjerojatno da ćete se susresti s problemima duplih, neispravnih ili nepopunjenih računa koji će zahtijevati dodatne dorade, a time se vraćamo na početak procesa. Račun se jednostavno može izgubiti ili se ne zna tko je za njega odgovoran pa dugotrajno kruži po poduzeću, čime se produžuje i ovako dosta dug proces obrade. Sve takve probleme rješava kvalitetan informacijski sustav za upravljanje ulaznim računima.

Izgubljeni računi su prošlost

Digitalizacijom odobravanja i likvidacije ulaznih računa štedi se vrijeme uprave i zaposlenika, dok računovodstvo ima bolji uvid u sve račune. Jednostavno je doći do svih informacija koje su potrebne za donošenje odluke jer se u svakom trenutku zna gdje je račun i tko je za njega odgovoran. Dostupan je uvid u tijek svakog pojedinog računa, a do skenirane slike računa moguće je doći u svakom trenutku. Prednost sustava za upravljanje ulaznim računima je ta što bilježi sve bitne podatke o kolanju dokumenata. Račun se sprema u digitalnu arhivu zajedno s pripadajućim prilozima gdje je vidljivo tko ga je i kad odobrio. Uz svaki račun korisnici mogu dodavati bilješke, a ovlasti za manipulaciju dokumentima ovise o definiranim korisničkim pravima.

Da, moguće je

Imati sve račune u jednoj digitalnoj bazi, na jednom mjestu i dobiti sve informacije o bilo kojem računu nikad nije bilo jednostavnije. Obrada ulaznih računa je u potpunosti prilagodljiva poslovanju tvrtke, što znači da se postojeći način rada može optimizirati i preslikati u digitalni oblik. Olakšano je praćenje i arhiviranje velikog broja računa čime se smanjuju troškovi poslovanja. Pravilnim upravljanjem ulaznim računima ostvarive su značajne vremenske i financijske uštede, a poslovanje je transparentno. Na osnovu evidencije ulaznih računa moguće je dobiti različite izvještaje koji pomažu rukovodstvu u donošenju odluka. Time se obrada ulaznih računa podiže na višu razinu i postaje alat za kontrolu, planiranje i upravljanje.

Likvidacija ulaznih računa traje dugo? Ne znate tko je odobrio račun? Gubite ulazne račune?

Bez obzira na veličinu poduzeća likvidacija ulaznih računa je izazov. Proces je kompleksan jer je potrebna sinkronizacija zaposlenika iz različitih odjela i različitih funkcija koji su na različitim lokacijama. Svaki zaposlenik u procesu poznaje svoju domenu aktivnosti:

  • od koga može dobiti račun
  • što mora napraviti s njim i
  • kome ga mora proslijediti

Najveći posao je automatizacija i snimka procesa, jer niti jedan zaposlenik ne poznaje cjeloviti proces od početka do kraja sa svim njegovim mogućim varijacijama tijeka.

Cilj automatizacije procesa likvidacije ulaznih računa je snimiti trenutno stanje ručne distribucije između zaposlenika, optimizirati proces i kreirati digitalni sustav likvidacije. Svrha je automatizirati proces, ostvariti uštede i što je najbitnije uštediti vrijeme rukovodećem kadru. Ako uštedimo pola sata ključnim osobama dnevno naša misija je ispunjena.

U nastavku ćemo objasniti problematiku koja se javlja kod većine poduzeća i rješenje kako digitalna likvidatura ulaznih računa mora funkcionira.

automatizacija ulaznih računa
Unos ulaznog računa

Problemi:

Ne zna se kada je račun došao u firmu
Račun nema ulazni broj
Račun se duplo zaprimi
Račun se zaprimaju na mail pojedinog zaposlenika
Račun beskonačno kruži po poduzeću
Dostava računa udaljenim odjelima
Račun „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
Račun je neispravan (npr. krvi OIB). Traži se dorada računa od dobavljača pa se cjelokupni proces likvidature ulaznih računa ponavlja
Račun dođe u računovodstvo = ne zna se tko je odgovoran za njega pa se redom zovu odjeli
Zna se da je račun ušao u poduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“

Kako u većini poduzeća funkcionira likvidacija ulaznih računa?

1. Račun dolazi do tajnice: mailom, faxom, poštom ili u digitalnom obliku. Tajnica otvara račune i raspoređuje ih po kutijama (nabava, uprava, računovodstvo, marketing i IT, tehnički odjel…)
2. Par puta dnevno tajnica dostavi račune po odjelima ili ih zaposlenici sami pokupe
3. Osobe zadužene za likvidaciju ulaznih računa pregledaju račun, potpišu se na njega ili ga pošalju drugom likvidatoru na uvid
4. Nadređeni ili drugi likvidatori pregledaju ulazni račun, potpišu ga, dodaju mjesto troška i šalju ih prema upravi
5. Uprava fizički zaprimi nekoliko desetaka ulaznih računa. Pregleda ih (ili preleti), potpiše i može ih odobriti ili vratiti likvidatoru
6. Račun dolazi u računovodstvo gdje se knjiži

Skeniranje ulaznih računa

Kako treba funkcionirati proces likvidacije ulaznih računa?

1. Tajnica sve račune zapisuje unosi u bazu ulazne pošte (Hivergen IPA). Uz skeniranje ulaznog računa dodaje osnovne podatke poput:

  • Naziv dobavljača i iznos
  • Broj i datum računa
  • Šalje ga na preraspodjelu

Digitalni račun cirkulira po firmi, a fizički automatski idu u računovodstvo
2. Ovisno o vrsti računa ili dobavljača proces likvidacije ulaznih računa ide automatski prema određenoj osobi ili odjelu
3. Likvidacija ulaznih računa se pojednostavljuje tako da se likvidatoru prikažu samo podaci koji su mu bitni, a obavezno mora popuniti podatke poput:

  • Narudžbenica ili ugovor
  • Mjesta troška
  • Potpis likvidatora (prema zakonu o računovodstvu)

4. Uprava dobiva digitalni računa sa svim popratnim informacija koje su potrebne odobrenje računa.

  • Od koga je račun i koliki je iznos
  • Tko i kada je pregleda i odobrio račun
  • Po kojoj narudžbenici ili ugovoru je stigao
  • Odobrava račune na klik

5. Računovodstvo dobiva račune koji su provjereni, potpisani i povezani s drugim poslovnim dokumentima.

Korisnici našeg modula za ulazne račune:
Gumiimpex GRP d.d., Roto dinamic d.o.o. Agrokor, Lukoil Croatia d.o.o., Salvus d.o.o., Ljekarne Švaljek, Varaždinska županija, Komunalne usluge Cres Lošinj d.o.o., Ivero d.o.o., Vodoopskrba i odvodnja Cres Lošinj d.o.o.

Prednosti

  • Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
  • Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
  • Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
  • Uvid u tijek svakog pojedinog računa
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
  • Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
  • Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
  • Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune

Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeća je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.
Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).

Analiza ugovora

Neke od funkcija modula za likvidaturu ulaznih računa su:

  • Skeniranje ulaznih računa (pojedinačno i masovno)
  • Automatika dodijele jedinstvenog ulaznog broja
  • OCR funkcionalnost
  • Raspodjela po mjestima troška
  • Sprečavanje duplog unosa
  • Brzo odobravanje jednim klikom
  • Prva pristupa prema vrsti, statusu i iznos za odjele i zaposlenike
  • Sinkronizacija s ERP-om i računovodstvenim sustavima
  • Workflow – ciljana prilagodba procesa svakom korisniku
  • Zbirno odobravanje
  • Uvid u ugovor i analiza troškova
  • Polja za pretraživanje: datum unosa, partner, datum računa, valuta, unio, likvidatori i potpis, napomene, barcode broj, status, mjesta troška, vezani ugovori, vezana narudžbenica, vezani zahtjev za naručivanje, primka, otpremnica, šifra registratora, lokacija u arhivi, markice, rok obrade, napomene i sl.