Izračunajte troškove klasičnog baratanja dokumentacijom te uštede uvođenjem DMS
sustava
Scamax
skeneri
Hibridni i nadogradivi skeneri za najzahtjevnije primjene
|
|
inGDMS
inGDMS je programsko rješenje namijenjeno upravljanju znanjem i dokumentima u tijelima državne ili lokalne uprave i samouprave.
Uredsko poslovanje
Problem svih suvremenih organizacijskih sustava, od poduzeća do državneuprave, je prikupljanje, pretraživanje, obrada, pohranjivanje idostavljanje korisnicima velike količine različitih informacija.
inGDMS sustav za upravljanje dokumentacijom poštuje glavna načela o uredskom poslovanju kod upravnih organa uz racionalizaciju administracije poslovanja. Osnovni procesi koje sustav obuhvaća su:
- ulaz paprinatih dokumenata u sustav (digitalizacija)
- urudžbeni zapisnik
- upravljanje kolanjem dokumentacije
- arhiviranje, pretraživanje i dohvat predmeta
- slanje i primanje poruka
- dodjeljivanje i praćenje zadataka
Svaki dokument koji uđe u sustav za upravljanje dokumentacijom ne ulazi u urudžbeni zapisnik, ali svaki dokument koji uđe u urudžbeni zapisnik ulazi u sustav za upravljanje dokumentacijom.
Tijek dokumenata
Tijek procesa usmjeren na dokumente predstavlja alat za kolanje dokumenata kroz procese obrade i/ili cikluse odobravanja u organizaciji. Njegov cilj je stvaranje optimalne putanje dokumenta uz potpunu kontrolu obrade, vremena, korisnika i svih drugih faktora koji neposredno utječu na proces obrade.
Modul tijeka dokumenata omogućuje grafičko oblikovanje željenih radnih procesa.
Svaki korisnik, koji ima prava pristupa, može doznačiti svaki dokument u kreirani proces.
Istog trenutka, taj dokument postaje dio procesa i proslijeđen je ulaznu košaru nekog suradnika na daljnju obradu.
Proces se ponavlja sve do zaključenja predmeta, odnosno sve dok se proces ne završi.
Jednostavnost rada
Za korisnika je važna preglednost i jednostavnost pristupa svim funkcijama sustava. Već nakon same prijave, korisnik ima uvid u pristigle predmete, poruke ili zadatke. Tako je izbjegnuto pretraživanje, a time i gubitak vremena.
Nakon obrade predmeta, korisnik će ga proslijediti dalje, a može i obavijestiti drugog korisnika na primjer o zadatku koji je potrebno izvršiti.
Svaki korisnik može u svakom trenu pretraživati predmete, spise iz predmeta. Za svaki predmet može saznati njegovu putanju i sve revizije koje postoje.
Ukoliko mu to prava dozvoljavaju, može raditi i izvještaje koji su bazirani na predmetima, porukama i korisnicima. To znači da su evidentirane sve akcije u sustavu i u svakom je trenu moguć uvid u bilo koju od njih.
Internet pristup
Uz klasičan način rada, korisnicima je omogućen i pristup preko web pretraživača. Taj pristup vrijedi kako za korisnike unutar sustava, tako i za vanjske korisnike koji mogu imati uvid u status svojeg predmeta, bez fizičkog prisustva u uredu jedinice lokalne uprave.
Cilj uvođenja ovakvog rješenja nije samo smanjenje troškova, već prvenstveno povećanje učinkovitosti različitih poslovnih procesa. Povećanje učinkovitosti može se postići na gotovo svim razinama organizacije i prikazati kao potencijal za čisti prihod. Oslobađa se više vremena za važnije poslove!
Pregled najvažnijih funkcionalnosti
- Serverska komponenta za sigurno spremanje podataka
- Urudžbeni zapisnik
- Specifičnosti za upravu (sjednice, ispostave, knjige...)
- Definiranje proizvoljnih tipova dokumenata i opisnih polja
- Definiranje proizvoljnih tipova predmeta i opisnih polja
- Napredne funkcije opisnih polja (kategorije, ključne riječi)
- Upravljanje korisnicima i pravima pristupa
- Interno slanje poruka
- Praćenje verzija, statusa i povijesti dokumenata
- Pregled događaja
- Napredni izvještaji
- Zadaci
- Workflow – tijek dokumenata i zadataka
- Web pristup
- Digitalni potpis
- Vođenje ISO dokumentacije
Galerija slika
 Unos dokumenta |  Pregled predmeta |  Interna dostavna knjiga |  Klasifikacijske oznake |
|
|