Inpro d.o.o. - inGDMS

inGDMS je programsko rješenje namijenjeno upravljanju znanjem i dokumentima u tijelima državne ili lokalne uprave i samouprave.

Uredsko poslovanje

Problem svih suvremenih organizacijskih sustava, od poduzeća do državneuprave, je prikupljanje, pretraživanje, obrada, pohranjivanje idostavljanje korisnicima velike količine različitih informacija.
inGDMS sustav za upravljanje dokumentacijom poštuje glavna načela o uredskom poslovanju kod upravnih organa uz racionalizaciju administracije poslovanja. Osnovni procesi koje sustav obuhvaća su:

- ulaz paprinatih dokumenata u sustav (digitalizacija)
- urudžbeni zapisnik
- upravljanje kolanjem dokumentacije
- arhiviranje, pretraživanje i dohvat predmeta
- slanje i primanje poruka
- dodjeljivanje i praćenje zadataka

Svaki dokument koji uđe u sustav za upravljanje dokumentacijom ne ulazi u urudžbeni zapisnik, ali svaki dokument koji uđe u urudžbeni zapisnik ulazi u sustav za upravljanje dokumentacijom.

Tijek dokumenata

Tijek procesa usmjeren na dokumente predstavlja alat za kolanje dokumenata kroz procese obrade i/ili cikluse odobravanja u organizaciji. Njegov cilj je stvaranje optimalne putanje dokumenta uz potpunu kontrolu obrade, vremena, korisnika i svih drugih faktora koji neposredno utječu na proces obrade.
Modul tijeka dokumenata omogućuje grafičko oblikovanje željenih radnih procesa.
Svaki korisnik, koji ima prava pristupa, može doznačiti svaki dokument u kreirani proces.
Istog trenutka, taj dokument postaje dio procesa i proslijeđen je ulaznu košaru nekog suradnika na daljnju obradu.

Proces se ponavlja sve do zaključenja predmeta, odnosno sve dok se proces ne završi.

Jednostavnost rada

Za korisnika je važna preglednost i jednostavnost pristupa svim funkcijama sustava. Već nakon same prijave, korisnik ima uvid u pristigle predmete, poruke ili zadatke. Tako je izbjegnuto pretraživanje, a time i gubitak vremena.

Nakon obrade predmeta, korisnik će ga proslijediti dalje, a može i obavijestiti drugog korisnika na primjer o zadatku koji je potrebno izvršiti.

Svaki korisnik može u svakom trenu pretraživati predmete, spise iz predmeta. Za svaki predmet može saznati njegovu putanju i sve revizije koje postoje.

Ukoliko mu to prava dozvoljavaju, može raditi i izvještaje koji su bazirani na predmetima, porukama i korisnicima. To znači da su evidentirane sve akcije u sustavu i u svakom je trenu moguć uvid u bilo koju od njih.

Internet pristup

Uz klasičan način rada, korisnicima je omogućen i pristup preko web pretraživača. Taj pristup vrijedi kako za korisnike unutar sustava, tako i za vanjske korisnike koji mogu imati uvid u status svojeg predmeta, bez fizičkog prisustva u uredu jedinice lokalne uprave.

Cilj uvođenja ovakvog rješenja nije samo smanjenje troškova, već prvenstveno povećanje učinkovitosti različitih poslovnih procesa. Povećanje učinkovitosti može se postići na gotovo svim razinama organizacije i prikazati kao potencijal za čisti prihod. Oslobađa se više vremena za važnije poslove!

Verzije rješenja sa funkcionalnostima

● uključena funkcionalnost
○ opcionalna funkcionalnost

Funkcionalnost/Verzija	inGDMS Express	inGDMS
Serverska komponenta za sigurno spremanje podataka	●	●
Urudžbeni zapisnik	●	●
Specifičnosti za upravu (sjednice, ispostave, knjige...)		●
Definiranje proizvoljnih tipova dokumenata i opisnih polja	●	●
Definiranje proizvoljnih tipova predmeta i opisnih polja	●	●
Napredne funkcije opisnih polja (kategorije, ključne riječi)		●
Upravljanje korisnicima i pravima pristupa	●	●
Interno slanje poruka	●	●
Praćenje verzija, statusa i povijesti dokumenata	●	●
Pregled događaja	●	●
Napredni izvještaji		●
Zadaci		●
Workflow – tijek dokumenata i zadataka		○
Web pristup		○
Digitalni potpis		○
ISO		○
5 konkurentnih korisnika	●	●
Zatražite demo verziju

Galerija slika

Unos dokumenta

Pregled predmeta

Interna dostavna knjiga

Klasifikacijske oznake

Copyright © INPro 2008. Sva prava pridržana.	Rješenja: inArchive\| inDMS\| inQMS\| inGDMS Proizvodi: Fujitsu\| Panasonic\| Scamax\| Bookeye
Naslovna Kontakti