Izračunajte troškove klasičnog baratanja dokumentacijom te uštede uvođenjem DMS
sustava
Scamax
skeneri
Hibridni i nadogradivi skeneri za najzahtjevnije primjene
|
|
inDMS
inDMS je programsko rješenje namijenjeno upravljanju znanjem i dokumentima u upravnim, uslužnim i proizvodnim organizacijama svih veličina i potreba.
inDMS sustav nudi rješenje za upravljanje dokumentima i znanjem u raznim granama poslovanja kao npr.: proizvodnja, bankarstvo, uslužne i javne djelatnosti...
inDMS programsko rješenje omogućuje automatizaciju poslovnih procesa, koji su bazirani na nestrukturiranim informacijama. Za vrijeme ručne obrade, ovi procesi bili su kritična točka sveukupnog poslovnog procesa. Automatizacija uključuje kategorizaciju, povezivanje, personalizaciju i zaštitu informacija.
Tijek dokumenata
Automatizacija poslovnih procesa
Tijek procesa usmjeren na dokumente predstavlja alat za kolanje dokumenata kroz procese obrade i/ili cikluse odobravanja u organizaciji. Njegov cilj je stvaranje optimalne putanje dokumenta uz potpunu kontrolu obrade, vremena, korisnika i svih drugih faktora koji neposredno utječu na proces obrade te automatizacija poslovnih procesa.
Modul tijeka dokumenata omogućuje grafičko oblikovanje željenih radnih procesa.
Grupe i korisnici
Svaka organizacijska jedinica podijeljena je na radne grupe, a grupa na korisnike i njihove funkcije. Na osnovu predefiniranih pravila, korisnicima se dodjeljuju njihova prava u radu sa sustavom i dokumentima pohranjenim u sustavu.
U elektronsko oblikovanom svijetu, sigurnost podataka i zaštita od neautoriziranih pristupa, te sigurna uporaba dokumenata autoriziranog korisnika, postaje svakodnevno sve važnija.
Uz standardnu razinu sigurnosti, inDMS rješenje omogućava i dodatnu zaštitu spremljenih dokumenata uz mogućnost provjere izvornosti i verzija dokumenata.
Ažurnost dokumentacije
Dokumenti koji se nalaze u klasičnim arhivima, podložni su nekontroliranim promjenama, koje mogu uzrokovati velike štete organizaciji koja ih koristi. Programsko rješenje inDMS kontrolira svaki
pristup i bilježi svaku promjenu dokumenta.
Korisnik koji želi mijenjati postojeći dokument morat će ga "odjaviti" tj. rezervirati za obradu. Od trenutka odjave pa do trenutka ponovne prijave, ostalim korisnicima dotični dokument bit će samo vidljiv, uz obavijest da neće moći vršiti promjene.
Na ovaj način izbjegava se istovremena izmjena dokumenta te stvaranja neažurne dokumentacije.
Povijest stvaranja i obrade dokumenta vidljiva je iz osobina svakog dokumenta koji se nalazi u sustavu.
Sustav bilježi svaku promjenu izvršenu nad dokumentom. Na taj način dobiva se pregled svih verzija dokumenta, od njegovog stvaranja do aktualnog stanja.
Svaka od prethodnih verzija dostupna je autoriziranom korisniku za pregled i eventualne izmjene
- objektno orijentiran sustav pohrane omogućava sigurnost verzija dokumenta od samog početka rada – bez utjecaja na izvornik.
- sve promjene na dokumentu su sačuvane s novim statusom revizije, te je pretraga povijesti dokumenta osigurana.
- integrirano osiguranje kvalitete omogućuje provjeru pravilne pohrane dokumenata. Ovom opcijom administrator sustava dobiva koristan alat za detekciju grešaka, izvještavanje i praćenje rada korisnika.
Radni zadaci i poruke
Česti problem upravljanja dokumentacijom javlja se u obliku kašnjenja izvršavanja zadataka nad dokumentom. inDMS sustav omogućava predefiniranje radnih zadataka koje je potrebno izvršiti i rokove za njihovo izvršenje. Nepoštivanjem rokova alarmiraju se korisnici kojima sustav šalje poruku o kašnjenju, te im time pomaže pri izvršavanju zadataka.
Dokumenti sa prekoračenim rokom bit će označeni crveno u svim listama, a na početnoj stranici sustav obavještava korisnika o broju dokumenata koji kasne.
Pregled najvažnijih funkcionalnosti
- Serverska komponenta za sigurno spremanje podataka
- Definiranje proizvoljnih tipova dokumenata i opisnih polja
- Definiranje proizvoljnih tipova predmeta i opisnih polja
- Napredne funkcije opisnih polja (kategorije, ključne riječi)
- Upravljanje korisnicima i pravima pristupa
- Interno slanje poruka
- Praćenje verzija, statusa i povijesti dokumenata
- Pregled događaja
- Napredni izvještaji
- Zadaci
- Workflow – tijek dokumenata i zadataka
- Web pristup
- Digitalni potpis
- Vođenje ISO dokumentacije
Galerija slika
 Pregled zaduženja |  Unos dokumenta |  Razmjena poruka |  Workflow modul |
|
|