Izračunajte troškove klasičnog baratanja dokumentacijom te uštede uvođenjem DMS
sustava
Scamax
skeneri
Hibridni i nadogradivi skeneri za najzahtjevnije primjene
|
|
inGDMS
inGDMS je programska rešitev namenjena upravljanju znanjem in dokumenti v državni ali lokalni upravi.
Pisarniško poslovanje
Problem vseh sodobnih organizacijskih sistemov, od podjetij do državne uprave, je zbiranje, iskanje, obdelava, shranjevanje in razdeljevanje različnih informacij.
inGDMS sistem za upravljanje z dokumentacijo upošteva vsa načela o pisarniškem poslovanju pri upravnih organih z racionalizacijo administracije poslovanja. Osnovni procesi katere sistem vsebuje so:
- zajem paprinate dokumenatacije (digitalizacija)
- upravni postopek
- upravljanje z pretokom dokumentov
- arhiviranje, iskanje in dobava predmetov
- pošiljanje in prejem sporočil
- dodeljevanje in sledenje nalogam
Vsak dokument katerega zajameno v sistem za upravljanje z dokumentacijo ni nujno del upravnega postopka, ampak vsak dokument upravnega postopka pride v sistem za upravljanje z dokumentacijo.
Potek dokumentov
Potek procesov usmerjen na dokumente je orodje z katerim lahko definiramo potek dokumentov skozi različne procese obdelave in/ali odobritve znotraj organizacije. Namen samega poteka je optimiziranje poti dokumenta pri popolni kontroli obdelave, časa, uporabnikov in tudi vseh ostalih dejavnikov kateri vplivajo na procese obdelave.
Modul pretoka dokumentov omogoča grafično oblikovanje željenih delovnih procesov.
Vsak uporabnik z pravico pristopa lahko dokument dodeli v posamezni proces. Istočasno je ta dokument del procesa izbranega poteka in je poslan v vhodno košaro uporabnika na obdelavo.
Proces se ponavlja vse do zaključenja predmeta, oziroma ko proces ni zaključen.
Enostavnost uporabe
Za samega uporabnika najbolj važna je preglednost in enostavnost pristopa funkcijam sistema. Tako uporabnik, po prijavi, ima vpogled v dodeljene naloge, predmete in dokumente. Na ta način ni potrebno dodatno iskanje določenega objekta, ampak je ta takoj na voljo za nadaljno obdelavo brez izgube časa.
Po izvršeni obdelavi predmeta, uporabnik ga lahko pošlje naprej, lahko pa tudi obvesti nadaljnjega uporabnika o nalogi katero je potrebno izvršiti.
Razen prispelih dokumentov in predmetov, uporabnik lahko tudi išče po arhivih katere ima na voljo. Za vsak predmet se lahko vidi njegova pot in vse različice predmeta vključno z vsemi dokumenti.
Če mu pravice dovoljujejo, lahko dela tudi različna poročila zasnovana na predmetih, sporočilih in uporabniških dejavnosti ker se vse dejavnosti v sistemu beležijo.
Spletni pristop
Razen navednega načina dela z odjemalcem, je na voljo tudi spletni pristop za vse uporabnike. Ta pristop velja za uporabnike znostraj istema, tako tudi za zunanje uporabnike kateri na ta način imajo vpogled v status lastnega predmeta če le imajo internet priključek.
Namen uvajanja take rešitve ni le zmanjšanje stroškov, ampak tudi povečanje učinkovitosti različnih delovnih postopkov. Učinkovitost se poveča na vseh nivojih organizacije ker nam ta način urejenosti omogoča več časa za pomembnejše naloge.
Najpomembnejše funkcionalnosti
- Strežniška komponenta z varnim shranjevanjem podatkov
- Pisarniško poslovanje
- Specifične funkcije za upravo (seje, izpostave, knjige...)
- Definiranje poljubnih tipov dokumentov
- Definiranje poljubnih tipov predmetov
- Napredne funkcije opisnih polj (kategorije, ključne besede)
- Upravljanje z uporabniki in pravicami pristopa
- Pošiljanje sporočil znostraj sistema
- Sledenje različic, statusov in zgodovine dokumentov
- Pregled dogodkov
- Zahtevnejša poročila
- Naloge
- Kontrolirani pretok dokumentov in nalog
- Spletni odjemalec
- Digitalni podpis
- ISO modul
Zbirka slik
 Zajem dokumenta |  Pregled predmeta |  Interna knjiga |  Klasifikacijske označbe |
|
|